Glosario

Definiciones breves de los términos que verás por Orquiva, con la etiqueta tal como aparece en pantalla y un enlace a la guía donde se usa cada uno. Incluye el vocabulario de administración —planes, módulos, roles, subempresas—, que es el que más se da por sabido.

Menú y pantallas

Control horario

La entrada del menú donde fichas y consultas tu tiempo. Tiene tres pestañas: Fichajes, Calendario y Ausencias. Ver Fichar la jornada.

Visión del equipo

El panel diario de presencia de tu equipo: quién ha fichado, quién está ausente y qué no cuadra. Pide el plan Professional y el permiso correspondiente. Ver Visión del equipo.

Planificador mensual

La pantalla para repartir turnos de un mes entero por persona. Rellenas la cuadrícula, pulsas Aplicar al mes y guardas: no hay un paso de publicar. Necesita el módulo Planificación avanzada. Ver Planificar horarios y turnos.

Gestión de talento

La parte de administración de Rendimiento: objetivos, evaluaciones, plantillas y encuestas del equipo. Desde ahí se crean. Ver Plantillas de onboarding y evaluación.

Comunidad

La entrada del menú con el Organigrama, el directorio de Compañeros y las Encuestas que te piden responder. Tu empresa decide si aparece en el menú de cada rol. Ver Organigrama.

Registro de jornada

La descarga del registro horario de toda la plantilla para un periodo, en PDF o CSV: entradas, salidas, pausas, horas trabajadas y teóricas, ausencias aprobadas y fichajes corregidos. Es lo que pide la Inspección de Trabajo. Ver Informes y exportaciones.

Informe de finiquito

El resumen de una persona para la asesoría: alta, baja, vacaciones Devengadas (prorrateado), Saldo a liquidar y el importe bruto del finiquito. No incluye indemnización. Ver Informes y exportaciones.

Fichaje y jornada

Fichaje

El registro de cuándo empiezas y terminas de trabajar. Se hace con Comenzar jornada y Finalizar en la tarjeta de fichaje del Inicio. Ver Fichar la jornada.

Intervalo o tramo

Cada periodo continuo de trabajo de un día: de Comenzar jornada o Reanudar hasta Pausar o Finalizar. Un día puede tener varios. Ver Fichar la jornada.

Pausa

El tiempo entre Pausar y Reanudar. No cuenta como jornada. La pausa prevista de tu horario solo se descuenta los días en que no hay ningún fichaje. Ver Pausas y correcciones.

Jornada

El tiempo trabajado en un día: la suma de sus tramos. Después de Finalizar puedes abrir otro tramo con Hacer horas extra. Ver Historial y resumen de horas.

Turno y horario

La franja que tu empresa espera que trabajes, con su entrada, su salida y su pausa. Lo previsto y lo fichado se comparan después. Ver Mi horario y turnos.

Modalidad

Dónde trabajas. La tarjeta de fichaje la pregunta en Dónde trabajas: Oficina, En cliente o Teletrabajo. En el detalle del día, cada tramo se marca como Oficina, Remoto, En cliente o Ausencia. Ver Fichar la jornada.

Corrección

La petición para arreglar un día ya pasado. Pulsas la fila del día en Fichajes, cambias los tramos y rellenas el Motivo del cambio. La decide tu responsable directo o RRHH, y al aprobarse sustituye el día entero por lo que pediste. A quien aprueba no le llega aviso. Ver Pausas y correcciones.

Restante y horas extra

En Fichajes no hay un «saldo»: hay Horas registradas, Restante este mes (lo que te falta para tu objetivo del mes) y Horas extra (lo que llevas por encima). Cómo se compensan las horas extra lo decide tu empresa. Ver Historial y resumen de horas.

Geovalla

Un dato de cada centro de trabajo, en la columna Geovalla. Hoy no restringe el fichaje: ningún fichaje lo comprueba. La ubicación del dispositivo es opcional y nunca impide fichar. Ver Departamentos, puestos, centros y subempresas.

Ausencias

Ausencia

Cualquier periodo en el que no trabajas: vacaciones, asuntos propios, una baja. Casi todas nacen Pendiente y las decide tu responsable directo o RRHH, que recibe aviso en su Bandeja de entrada. Los tipos marcados Se comunica, no se aprueba, como la baja médica, quedan aprobados al registrarlos y avisan al responsable. Ver Solicitar vacaciones y ausencias.

Tipo de ausencia

Define cómo se comporta cada ausencia: si pide justificante, si cuenta como ausencia, si tiene Descontar días de vacaciones y si Se comunica, no se aprueba. Los crea tu empresa, así que tu lista puede no parecerse a la de otra organización. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Saldo de días

Los días de vacaciones que te quedan. Se calcula solo: los días concedidos (los del año, el arrastre y el ajuste que haga RRHH) menos las ausencias aprobadas y pendientes de los tipos que descuentan vacaciones. Cuenta días laborables, sin fines de semana ni festivos nacionales, y sin saldo suficiente no se puede aprobar. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Justificante

El documento que respalda una ausencia o un gasto. En los tipos de ausencia que lo piden, la solicitud se envía sin él pero no se aprueba hasta que está adjunto. En gastos nunca impide enviar: como mucho, la tarjeta marca «falta recibo». Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Teletrabajo

Un tipo de ausencia que marca un día como remoto. No resta nada: ni de tu jornada ni de tu saldo. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Dinero: gastos, nómina y salario

Gasto

Un importe que adelantas y reclamas. No hay borrador: al guardarlo queda Abierto, y mientras lo esté solo tú puedes cambiarlo con Editar. Después pasa a Aceptado o Rechazado, y el aceptado, a Reembolsado. Un gasto rechazado se puede Reclamar una vez; un segundo rechazo es definitivo. Ver Estado y reembolso.

Reembolso

El pago de un gasto aceptado. Aceptado no es pagado: Orquiva no ejecuta el pago, lo hace tu empresa y después alguien con el permiso de gastos lo marca como Reembolsado. Ver Estado y reembolso.

Nómina

Tu recibo de salario: un PDF por mes en la carpeta Nóminas de tus documentos. Orquiva la reparte, no la calcula: con Repartir nóminas, tu empresa sube el PDF de la gestoría y cada página va a la persona de su NIF, sin aviso. Los errores los corrige RRHH. Ver Tus nóminas.

Paquete para la gestoría

Un ZIP mensual que se descarga en Salarios con el registro de jornada, las variables de nómina, las ausencias y las altas y bajas del mes, para que la gestoría calcule las nóminas. Orquiva no tiene conector directo con programas de nómina. Ver Salarios y paquete para la gestoría.

Bruto y neto

El bruto es lo que cobras antes de impuestos y cotizaciones; el neto, lo que llega a tu cuenta. La sección Salario de tu perfil, cuando tu empresa la mantiene, muestra el bruto. Ver Entender tu recibo.

Documentos y firmas

Documento

Un archivo de tu expediente laboral, organizado por carpetas: nóminas, contratos, certificados, justificantes. Ver Mis documentos.

Firma

La firma electrónica de un documento que te envían, y no se deshace. Pasa de Pendiente a Firmado y, cuando han firmado todos, a Completado. Si vence el plazo sin firmar, queda Expirado. Ver Firmar documentos.

Lote

El paquete que genera cada importación masiva de documentos, en Lotes de documentos. Es el sitio que te dice cuántos archivos entraron, cuántos fallaron y por qué. Ver Documentos: biblioteca, carpetas e importación.

Comunicación

Anuncio

Un aviso oficial de tu empresa para todo el equipo o parte de él. Se lee en la Bandeja de entrada, y el Inicio muestra el Último anuncio. Lo publica quien tiene el permiso de anuncios. No hay un muro ni un feed social: ni reacciones, ni comentarios, ni publicaciones entre compañeros. Ver Anuncios.

Bandeja de entrada

Tu lista única de avisos, solicitudes y anuncios, con los filtros Todos y No leídos. Ver Bandeja de entrada.

Notificación

El aviso de algo que ha ocurrido. En Preferencias de notificaciones (menú de perfil › Notificaciones) eliges, tipo a tipo, por qué canal te llega: Bandeja, Correo o Push. El canal Push hoy no llega a ningún dispositivo, porque no hay app en tiendas y la web no envía push. Ver Notificaciones.

Desempeño

Objetivo

Una meta con fechas y tareas, en RendimientoObjetivos. Las tareas fijas se completan o no; las variables avanzan por porcentaje, y el progreso lo aprueba tu responsable. En el Tablero los mueves entre columnas. Ver Objetivos.

Evaluación

Una valoración de desempeño entre un responsable y una persona de su equipo, en cualquiera de los dos sentidos. Tiene preguntas de escala del 1 al 5, de sí o no y de texto libre, y puede llevar un Revisor (opcional). Se responde de una vez, sin borrador, y una Enviada no la reabre nadie. No hay «ciclos»: Cerrada significa que quien la creó o un administrador la cerró, o que era una encuesta que venció. Ver Mis evaluaciones.

Personas y organización

Roles de fábrica

Los cuatro roles que Orquiva crea con cada empresa. En pantalla se llaman Administrador (todo), RRHH (fichajes, documentos, empleados, onboarding, ausencias, festivos, aprobaciones de fichaje y gastos), Responsable (fichajes, horarios, objetivos y ver las ausencias del equipo) y Empleado (sin permisos extra). Tu empresa puede ajustarlos o crear otros. Ver Roles y permisos.

Aprobación

Quién decide una ausencia, un gasto o una corrección de fichaje. Es la misma regla para las tres: tu responsable directo, sin necesitar permiso, o quien tiene el permiso del área para toda la empresa. Nadie decide sobre lo suyo salvo un administrador. Ver Aprobar ausencias del equipo.

Activo

Un equipo o material que tu empresa pone a tu nombre. Llega como Por confirmar y pasa a Activo cuando pulsas Confirmar recepción. Ver Mis activos.

Onboarding

Tu proceso de incorporación: la lista de tareas con la que dejas tu perfil y tu documentación listos. Ver Tu onboarding.

Offboarding

El proceso de salida de una persona, con sus tareas y la fecha en la que se desactiva su cuenta. Está incluido en todos los planes. Ver Tu salida de la empresa.

Centro de trabajo

Cada oficina o ubicación de la empresa, en OrganizaciónEstructuraCentros de trabajo. En la lista de empleados la columna se llama Sede. Ver Departamentos, puestos, centros y subempresas.

Subempresa

Cada razón social con la que opera una organización dentro del mismo Orquiva, en Subempresas. Una persona puede estar en una o en varias, y quien administra con el ámbito acotado solo ve a las personas de las suyas. Ver Departamentos, puestos, centros y subempresas.

Razón social

El nombre fiscal de una sociedad. Cuando una organización opera con más de una, cada una se da de alta como subempresa. Ver Departamentos, puestos, centros y subempresas.

Tenant

Tu organización entera dentro de Orquiva: la unidad a la que se aplican la configuración, la seguridad y el plan. Esa configuración vive en Organización. Ver Configuración inicial.

Accesos y seguridad

SSO

Entrar con tu cuenta corporativa si tu empresa lo configura: Google, Microsoft u Otros proveedores (OIDC), que sirve para Okta, Entra ID o Keycloak. No hay SAML. Ver Iniciar sesión.

MFA, o verificación en dos pasos

Un código de 6 cifras de una app de autenticación que se pide después de la contraseña. Cualquiera puede activarla, en cualquier plan, en menú de perfil › Preferencias › Verificación en dos pasos › Activar. Exigirla a toda la empresa, o a una persona concreta, solo es posible en Enterprise; entonces no se puede desactivar. Ver Seguridad y contraseña.

App móvil

No hay app de Orquiva en App Store ni en Google Play. En el móvil se usa la misma web, que puedes instalar en la pantalla de inicio como si fuera una app. Ver cómo usar Orquiva en el móvil.

Rol

El conjunto de permisos que define qué ve y qué puede hacer cada persona. Se asigna en la pestaña Rol y permisos de su ficha. Ver Roles y permisos.

Acceso base

Lo que puede hacer cualquier persona aunque no tenga ningún permiso: fichar, ver su perfil, consultar sus documentos, completar su onboarding y firmar lo que le pidan. Ver Roles y permisos.

Permiso

Una llave que abre pantallas adicionales: administración, ajustes, datos del equipo. Nunca quita el acceso base. Ver Roles y permisos.

Heredado, Habilitado y Deshabilitado

Los tres valores de un permiso en Permisos individuales, dentro de Rol y permisos: Heredado sigue lo que diga el rol, Habilitado se lo da a esa persona aunque el rol no lo incluya y Deshabilitado se lo quita aunque el rol lo incluya. Ver Roles y permisos.

Integraciones y datos

Webhook

Un envío automático de Orquiva a un sistema externo: el canal de chat donde deja sus avisos o una automatización tuya. Ver Integraciones, API y webhooks.

DLQ

La cola de Envíos fallidos: los webhooks que agotaron sus reintentos. Desde ahí se vuelven a encolar con Reintentar. Ver Integraciones, API y webhooks.

Scopes

Los Permisos que marcas al crear una clave de la API pública y que limitan lo que esa clave puede consultar o modificar. Ver Integraciones, API y webhooks.

Plan y facturación

Planes

Orquiva tiene tres: Starter, Professional y Enterprise. El fichaje, las ausencias, los documentos, la firma electrónica y el offboarding están en todos. Professional añade Rendimiento (objetivos, evaluaciones y encuestas), el presupuesto salarial y Visión del equipo. Enterprise añade el registro de auditoría y la verificación en dos pasos obligatoria para toda la empresa. Ver Facturación, plan y módulos.

Prueba gratuita

Cada empresa nueva empieza con 14 días de prueba en el plan Enterprise, con un número de plazas según el tamaño de equipo que indicó al registrarse. Ver Facturación, plan y módulos.

Plazas

El número de personas activas que cubre la suscripción de tu organización. Ver Facturación, plan y módulos.

Módulo (add-on)

Una función que se contrata aparte del plan con Añadir módulo. Al darlo de baja sigue disponible hasta el cierre del periodo en curso. Estos son los que existen y cómo se consiguen:

Módulo	Cómo se consigue
Registro de auditoría y MFA avanzado	Incluidos en Enterprise; no se venden en los demás planes
Rendimiento y Presupuesto salarial	Incluidos desde Professional; no se venden en Starter
Planificación avanzada	Incluida en Enterprise; se compra aparte en Starter y Professional
Gestión de gastos, Gestión de activos, Informes avanzados y API Pública	Se compran aparte en cualquier plan
Firma electrónica y Offboarding	Incluidos en todos los planes

Plantilla: una palabra, varios significados

Plantilla

La palabra significa cosas distintas según la pantalla en la que la leas:

Dónde lo lees	Qué significa ahí
Al crear un rol	Un punto de partida de permisos, como Acceso total o Liderazgo de equipo, que después ajustas — Roles y permisos
En Onboarding y en Gestión de talento	La lista de tareas o el cuestionario con el que se crean — Plantillas de onboarding y evaluación
En una importación CSV de empleados o salarios	El fichero que bajas con Descargar plantilla, rellenas y subes — Gestionar empleados
En el Informe de personal	Las personas de la empresa: Plantilla actual es cuánta gente hay y Exportar plantilla descarga la lista — Informes y exportaciones