Crear un gasto

En Mis gastos registras lo que has pagado de tu bolsillo por trabajo —comidas, transporte, alojamiento— para que tu empresa te lo devuelva. Se hace igual desde el ordenador que desde el navegador del móvil.

Mis gastos solo aparece en el menú si tu empresa tiene contratado el módulo de gastos.

Antes de empezar

• No hay borradores. En cuanto pulsas Crear gasto, el gasto queda Abierto y ya lo puede revisar quien aprueba. No hay un paso aparte de «enviar».
• Mientras esté abierto, es tuyo. Puedes editarlo, cambiar el recibo o borrarlo hasta que alguien lo acepte o lo rechace.
• Ten a mano el recibo. Puedes crear el gasto sin él, pero lo normal es que quien aprueba lo pida. Te contamos qué vale como recibo.

Crear un gasto

Lo que Orquiva comprueba

Al crear el gasto, y otra vez cada vez que lo editas, Orquiva lo para si:

• el importe pasa de 50.000 €;
• la fecha del recibo es futura o de hace más de un año;
• supera un límite que haya puesto tu empresa: el máximo por ticket de la categoría, el límite mensual de la categoría o el límite mensual total.

El mensaje te dice cuál de ellos has superado.

Si ya tienes otro gasto con el mismo día, la misma categoría y el mismo importe, Orquiva no lo para: te pregunta ¿Es otro ticket?, para que no se cobre dos veces el mismo. Si es un ticket distinto (dos aparcamientos el mismo día, por ejemplo), pulsa Registrar igualmente; si no, cancela.

Los límites de tu empresa se explican en categorías, recibos y límites.

Qué ocurre después

El gasto aparece en la lista como Abierto. Si no tiene recibo, lleva además la marca falta recibo.

Lo revisa tu responsable directo o quien tenga en tu empresa el permiso de gestión de gastos. Nadie aprueba sus propios gastos, salvo quien administra Orquiva en la empresa. Crear un gasto no genera ningún aviso: si corre prisa, díselo tú.

Si tu empresa tiene activada la aprobación automática por debajo de un importe, un gasto pequeño puede quedar Aceptado nada más crearlo. Qué pasa a partir de ahí, en Estado y reembolso.

Corregir o borrar un gasto

Mientras el gasto está Abierto, su fila tiene tres acciones:

• Adjuntar recibo si aún no lo tiene, o Ver recibo si ya lo tiene.
• Editar: cambias categoría, importe, fecha, descripción o el recibo (Sustituir el recibo) y pulsas Guardar cambios.
• Eliminar: lo borra del todo.

Cuando ya está Aceptado, Rechazado o Reembolsado, solo puedes verlo. Un gasto rechazado se puede reclamar una vez: lo explica Estado y reembolso.

Encontrar tus gastos

Las pestañas Todos, Pendientes y Cerrados ordenan la lista por lo que te importa: Pendientes son los que aún no has cobrado (abiertos y aceptados) y Cerrados, los reembolsados y los rechazados. Al lado tienes un selector de periodo y un buscador. Arriba, un resumen te dice cuánto tienes pendiente de cobro y cuántos gastos esperan recibo.

Si algo no sale

No encuentro mi categoría. Tu empresa la ha desactivado o no existe. Elige otra que encaje o pregunta a RRHH.

Me pregunta «¿Es otro ticket?». Hay otro gasto tuyo con el mismo día, categoría e importe. Si son dos tickets distintos de verdad, pulsa Registrar igualmente. Si es el mismo, cancela: ya lo tienes registrado.

Me dice que la fecha no vale. La fecha del recibo no puede ser futura ni de hace más de un año. Si el ticket es más antiguo, habla con RRHH.

Me he equivocado en un gasto ya aceptado. Ya no se edita. Pide a quien lo aprobó que lo revise contigo.

Ya no veo los botones de editar y eliminar. El gasto ya no está Abierto: alguien lo ha aceptado o rechazado.

No consigo adjuntar el recibo. Revisa los formatos y el tamaño admitidos. Si el archivo cumple y sigue fallando, escríbenos.