Firmar documentos
Los documentos para firmar llegan a Mis documentos: cómo firmar o rechazar, qué pasa con varios firmantes, cuándo expira y dónde está el certificado.
No hay una pantalla aparte de firmas: los documentos que tu empresa te envía para firmar llegan a Mis documentos, y se firman desde su propia fila. Si tenías guardada la antigua dirección de «Mis firmas», te lleva a esa lista.
Dónde encontrar lo que tienes que firmar
Cuando tu empresa crea una solicitud de firma, pasan tres cosas:
- Recibes el aviso «Nuevo documento para firmar» en tu bandeja de entrada.
- Una copia del documento aparece en tu carpeta, normalmente en Otros, con la etiqueta Pendiente de firma. Un contrato de cesión de equipo va a Contratos.
- Inicio te recuerda cuántos documentos tienes pendientes de firma.
En Mis documentos, el contador Firma requerida te lleva directo a la lista filtrada por Pendientes de firmar.
Cómo firmar
- Pulsa la etiqueta Pendiente de firma del documento. Se abre el panel de firma.
- Revisa el documento. Con Descargar documento lo abres entero antes de firmar nada.
- En Tu firma, dibuja tu firma en el recuadro. Si no te gusta, pulsa Limpiar y repítela.
- Pulsa Firmar documento.
Se firma igual desde el navegador del móvil: dibujas la firma con el dedo.
Firmar no se deshace
Una firma no se retira. Si tienes dudas sobre el contenido, no firmes y pregunta antes a RRHH. Si ya has firmado por error, avisa cuanto antes a quien te envió el documento.
Rechazar en vez de firmar
- En el panel de firma, pulsa Rechazar.
- Escribe el motivo. Es obligatorio: sin él no se puede confirmar.
- Pulsa Confirmar rechazo. Si te lo piensas mejor antes de confirmar, pulsa Volver.
Rechazar detiene la solicitud para todos los firmantes: pasa a Rechazado y ya nadie puede firmarla. Si hace falta, tu empresa tendrá que enviar una nueva. Cuéntale a quien te la envió por qué la rechazaste.
Qué ocurre después
Al firmar, Orquiva guarda tu firma con la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador desde el que firmaste. El Historial de auditoría del panel muestra cada paso de la solicitud con su fecha y hora.
Si la solicitud tiene varios firmantes, se avisa por orden: cuando firma quien va antes que tú, recibes «Es tu turno de firmar». En Firmantes ves quién ha firmado y quién falta. Mientras faltan firmas, la solicitud está En progreso.
Cuando han firmado todos, la solicitud pasa a Completado y aparece Descargar certificado. En tu fila, la etiqueta cambia a Firmado: púlsala para volver al panel y descargar el documento o el certificado cuando quieras.
Estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Nadie ha firmado todavía |
| En progreso | Hay varios firmantes y faltan algunos |
| Completado | Han firmado todos: hay certificado |
| Rechazado | Un firmante lo rechazó y la solicitud se detuvo |
| Cancelado | Tu empresa anuló la solicitud antes de completarse |
| Expirado | Venció la fecha límite sin completarse |
Plazos y recordatorios
Una solicitud puede llevar fecha límite. Cuando faltan menos de 48 horas y te toca firmar, recibes un recordatorio automático, como mucho uno al día. Tu empresa también puede mandarte uno a mano.
Si la fecha pasa, la solicitud queda Expirado y ya no se puede firmar. Tu empresa tendría que enviarla otra vez.
Si algo no sale
No encuentro el documento que me han avisado. Abre Mis documentos y pulsa el contador Firma requerida. Si no aparece ahí, puede que ya lo hayas firmado: búscalo por nombre en Todos mis documentos.
El botón para firmar no aparece. Solo se puede firmar mientras tu firma está pendiente y la solicitud sigue activa. Si está Rechazado, Cancelado o Expirado, ya no hay nada que firmar.
No me deja confirmar el rechazo. Falta el motivo. Escríbelo y vuelve a pulsar Confirmar rechazo.
La solicitud ha expirado. Fuera de plazo no se firma. Pide a tu empresa que la vuelva a enviar.
Necesito el documento firmado o el certificado. Pulsa la etiqueta Firmado en la fila del documento. El certificado solo existe cuando han firmado todos.
No me llegan los avisos. Revisa tu bandeja de entrada y tus notificaciones. Si el fallo es de Orquiva, escríbenos.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
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