Solicitar firmas
Enviar un PDF a firmar a varias personas en orden. Quién puede hacerlo, dónde está, los recordatorios, qué pasa si alguien rechaza y cómo cambiar el orden.
Desde la pestaña Firmas de Documentos envías un PDF a firmar a una o varias personas y sigues cada firma.
Lo que hay que decidir bien es el orden, porque después no se toca.
Antes de empezar
Quién puede hacerlo. Pedir firmas exige el permiso de firmas electrónicas. Por defecto solo lo tiene el administrador: ni el rol Manager ni el rol HR de fábrica lo traen. Si eres responsable y necesitas que alguien de tu equipo firme algo, pídeselo a RRHH o a un administrador, o que tu empresa te dé ese permiso. Con él, puedes enviar a firmar a cualquier persona de la empresa, no solo a tu equipo.
Está incluida en todos los planes. La firma electrónica no es un complemento aparte.
Dónde está. No tiene entrada propia en el menú: es la pestaña Firmas dentro de Documentos, cuya página se titula Firmas electrónicas. También se abre una solicitud al subir un documento a una persona con Requiere firma marcado: ver Documentos del equipo.
La firma es secuencial y el orden no se cambia
Los firmantes firman uno detrás de otro, en el orden en que los añades. Solo se avisa al primero; cada uno recibe su turno cuando firma el anterior. El orden se fija al crear la solicitud y no se pueden añadir ni quitar firmantes después.
Crear una solicitud de firma
- En Documentos, abre la pestaña Firmas y pulsa Nueva solicitud.
- Escribe el Título del documento y, si quieres, un mensaje para los firmantes.
- Sube el Documento (PDF). Solo se admiten PDF.
- Añade los Firmantes en el orden en que deben firmar.
- Fija la Expiración o deja Sin expiración.
- Pulsa Enviar para firmar.
Seguir el estado
Las pestañas Todas, En curso, Expiran pronto, Completadas, Rechazadas y Canceladas reparten las solicitudes. Cada fila muestra el progreso, del tipo 2/3 firmadas. Al abrir una ves quién tiene el turno y el historial de auditoría: el envío, cada firma, los recordatorios y el certificado.
Recordatorios. Cuando faltan 48 horas o menos para que una solicitud expire, Orquiva recuerda la firma al firmante de turno, como mucho una vez cada 22 horas aproximadamente. Si una solicitud expira en menos de 24 horas, la pantalla te lo avisa con Enviar recordatorio, y puedes mandar uno en cualquier momento: va solo al firmante de turno.
Al completarse. Cuando firman todos, puedes Descargar documento firmado y Descargar certificado de finalización. Antes no existe certificado.
Un rechazo cierra la solicitud entera
Si un firmante rechaza, la solicitud pasa a Rechazado y se cierra: las firmas ya recogidas no completan nada. Lo mismo con Cancelar solicitud: los firmantes pendientes ya no pueden firmar.
Cambiar el orden o los firmantes
No se edita una solicitud enviada. Cancélala y usa Duplicar: abre una solicitud nueva con el mismo título y los mismos firmantes en su orden, que puedes cambiar antes de enviar. El PDF hay que volver a subirlo. En una rechazada, Reenviar hace lo mismo.
Estados de una solicitud
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Esperando al primer firmante |
| Parcialmente firmado | Algunas firmas recogidas, faltan otras |
| Completado | Todas firmadas: documento y certificado disponibles |
| Rechazado | Un firmante rechazó y la solicitud se cerró |
| Cancelado | Cancelada antes de completarse |
| Expirado | Llegó la fecha de expiración sin completarse |
Si algo no sale
No encuentro dónde pedir firmas. Está en Documentos, pestaña Firmas. Si no ves la pestaña, no tienes el permiso de firmas electrónicas: pídeselo a un administrador.
Un firmante dice que no le llega nada. Con firma secuencial solo se avisa a quien tiene el turno. Mira en el detalle quién lo tiene.
Necesito otro orden o añadir a alguien. Cancela la solicitud y crea otra con Duplicar.
El documento expiró. Quedó en Expirado. Duplícala con una fecha de expiración más holgada.
El empleado no sabe dónde firmar. Firma desde sus firmas.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
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