Tipos de ausencia y festivos
Crea tipos de ausencia, decide cuáles descuentan vacaciones y cuáles se comunican sin aprobar, añade los permisos del Estatuto y fija los festivos.
Aquí decides qué ausencias puede pedir tu equipo, cuáles restan vacaciones y qué días no se trabajan. Son dos pantallas: tipos de ausencia y festivos.
OrganizaciónControl horarioAusenciasAntes de empezar
Las dos pantallas las editan el rol Administrador, el rol RRHH de fábrica y cualquier rol con los permisos de ausencias y festivos. El rol Responsable de fábrica ya no las abre.
Crear un tipo de ausencia
- Pulsa Nuevo tipo.
- Escribe el Nombre del tipo y elige un Color de calendario.
- Si el tipo tiene un tope anual, escribe los Días al año. Vacío es sin límite.
- Elige la Categoría: Remunerada, No remunerada, Salud, Personal, Trabajo o Sin categoría.
- Marca las opciones que apliquen (tabla de abajo).
- Si el tipo admite documentos, elige la Carpeta de documentos donde se archivan. En ese caso es obligatoria.
- Pulsa Guardar.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Permite subir documentos | La persona puede adjuntar un archivo al pedir o editar la ausencia |
| Documento obligatorio | Solo se puede marcar si la anterior lo está. La solicitud no se envía sin documento, y Orquiva no deja aprobarla sin él |
| Descontar días de vacaciones | Las solicitudes de este tipo restan del saldo anual de vacaciones |
| Se comunica, no se aprueba | Queda aprobada al registrarla y se avisa al responsable. Puede empezar sin fecha de fin, como una baja médica |
No hay campo de código: Orquiva genera el código interno a partir del nombre y no admite dos tipos con el mismo.
Los tipos que ya vienen creados
Tu empresa empieza con seis tipos: Vacaciones (el único que descuenta días), Ausencia, Teletrabajo, Asuntos propios, Cita médica (con documento obligatorio) y Baja médica (con documento obligatorio; se comunica, no se aprueba). Se editan como cualquier otro.
Añadir permisos del Estatuto crea de una vez los permisos retribuidos de los artículos 37.3 y 37.9 del Estatuto de los Trabajadores: matrimonio o pareja de hecho, accidente o enfermedad grave de un familiar, fallecimiento de un familiar, traslado de domicilio, deber inexcusable de carácter público y fuerza mayor por motivos familiares. Este último lleva un tope de 4 Días al año. Se crean remunerados y sin descontar vacaciones; los que ya tuvieras no se tocan.
Cómo se descuenta el saldo de vacaciones
Aprobar una solicitud de un tipo con Descontar días de vacaciones resta sus días del saldo del año. Solo cuentan los días laborables: se saltan sábados, domingos y los festivos nacionales del país de tu empresa. Una solicitud que cruza de un año a otro resta a cada año sus propios días.
Las pendientes también cuentan: el saldo disponible ya les descuenta sus días. Si al aprobar no quedan días suficientes, Orquiva rechaza la aprobación.
El saldo de cada persona es la suma de días de convenio, arrastre del año anterior y ajuste manual. Se edita en su ficha, pestaña RRHH, bloque Saldo de vacaciones. Ver Gestionar empleados.
El tope de Días al año va aparte y se comprueba al pedir: suma lo aprobado y lo pendiente de ese tipo, y rechaza la solicitud que lo supere. Los días que se solapan cuentan una vez. Se comprueba también al cambiar a este tipo una solicitud pendiente, al editar una ausencia desde administración y en las ausencias que llegan por la API pública, y aunque se envíen varias solicitudes a la vez ninguna se cuela por encima del tope. Si al editar una ausencia la versión nueva no pasa, la original se queda como estaba.
Festivos
OrganizaciónControl horarioFestivosEn Calendarios públicos eliges el país de tu empresa. Sus festivos nacionales llegan del servicio público Nager.Date y los ves en la tabla, año a año. Hay un único calendario por empresa: no hay festivos por comunidad autónoma ni por centro de trabajo.
Lo local va en Festivos por contrato:
- Elige la fecha.
- En Tipo, elige Añadir festivo manual (un festivo local o de empresa) o Excluir festivo público (uno del país que no aplica).
- Si añades, escribe el Nombre.
- Pulsa Añadir festivo o Excluir festivo. Se guarda en el acto.
Así los ve tu equipo: Festivos y días no laborables.
Qué ocurre después
Los tipos nuevos aparecen en el selector al pedir una ausencia (así los ve el empleado). Cada solicitud la decide el responsable directo, y quien tiene el permiso de ausencias decide para toda la empresa: ver Aprobar ausencias del equipo.
Una ausencia que se comunica queda aprobada al registrarla y el responsable recibe el aviso. Si empezó sin fecha de fin, sigue abierta hasta que alguien la pone: la propia persona o quien decide sobre ella, desde Aprobar ausencias del equipo.
Un tipo en uso no se borra
Si un tipo tiene alguna solicitud, Eliminar queda desactivado: «Este tipo de ausencia está en uso y no es posible eliminarlo».
Si algo no sale
Al aprobar unas vacaciones sale «No hay saldo de vacaciones suficiente para aprobar esta solicitud». Lo ya aprobado más esta solicitud supera el saldo del año. Para autorizar la excepción, sube el Ajuste manual en la ficha y vuelve a aprobar.
Alguien no puede pedir un permiso: «Superas los días al año de este tipo de ausencia». Lo aprobado más lo pendiente de ese tipo ya llega al tope. Sube los Días al año del tipo o resuelve antes las solicitudes pendientes.
No encuentro cómo aprobar una baja médica. No hace falta: el tipo tiene Se comunica, no se aprueba y queda aprobada al registrarla.
Un festivo del país no se trabaja en tu comunidad, o falta uno local. Usa Festivos por contrato. Ojo: el saldo solo salta los festivos nacionales. Un festivo manual dentro de unas vacaciones se resta igual, y uno excluido sigue sin restarse.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
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