Aprobar ausencias del equipo
Te llega un aviso a la bandeja cuando alguien de tu equipo pide días. Cómo aprobar, rechazar con motivo, deshacer un rechazo y resolver peticiones de borrado.
En Control de ausencias decides sobre las solicitudes de ausencia de tu equipo: las apruebas, las rechazas con un motivo o resuelves las peticiones de borrado.
Antes de empezar
Decides porque eres su responsable directo. Ves y resuelves las solicitudes de las personas que te tienen asignado como responsable en su ficha, sin necesidad de ningún permiso. Quien tiene el permiso de control de ausencias de la empresa (en los roles de fábrica, HR) las resuelve para toda la empresa. Nadie decide sobre sus propias solicitudes, salvo el administrador. Es la misma regla que en las correcciones de fichaje y en los gastos.
Te llega un aviso por cada solicitud. Cuando alguien de tu equipo pide una ausencia, recibes un aviso en tu Bandeja de entrada que te dirige a Control de ausencias. Si la persona no tiene responsable asignado, el aviso va a los administradores. Ese aviso llega solo a la bandeja, no por correo, y puedes desactivarlo en tus preferencias de notificación.
La baja médica no se aprueba: se comunica. Queda aprobada en el momento en que la persona la registra, puede no tener fecha de fin todavía y a ti te llega el aviso de que se ha comunicado una ausencia que no necesita aprobación.
Aprobar o rechazar una solicitud
- Abre Control de ausencias. La página se llama Revisión de ausencias.
- En la Cola de aprobación, ordenada por fecha de inicio, revisa cada solicitud: tipo, fechas, días laborables, el saldo que le quedaría, el impacto y los solapamientos con otras ausencias.
- Si el tipo exige justificante, ábrelo con Ver justificante.
- Pulsa Aprobar para confirmarla.
- Para denegarla, pulsa Rechazar, escribe el Motivo en el diálogo Rechazar solicitud y confirma.
Tienes unos segundos para deshacer un rechazo
El motivo es obligatorio: la persona lo verá junto a la decisión. Al confirmar, aparece un aviso con Deshacer durante unos seis segundos. Si lo pulsas, la solicitud sigue pendiente. Pasado ese margen, el rechazo se envía y ya no se revierte. Si cierras o recargas la pestaña antes, el rechazo se envía igual.
En la misma pantalla tienes la Cobertura por departamento (Sin riesgo, Ajustado, En riesgo), útil para ver si una aprobación deja a un equipo corto, y el Historial reciente, que puedes descargar en CSV con Exportar historial.
Si tu empresa tiene Slack conectado, también puedes aprobar o rechazar desde el mensaje: mira alertas de Slack y Teams. El rechazo desde Slack o desde el móvil se envía sin motivo.
Registrar el alta de una baja
Una baja sin fecha de fin sigue abierta hasta que alguien pone el último día. Si la persona no lo hace, lo puedes hacer tú: en Historial reciente, abre la baja con Editar, indica el último día en Sin fecha de fin y pulsa Registrar el alta. La fecha va entre el inicio de la baja y hoy; si la baja empieza más adelante, solo puede ser el día de inicio.
Peticiones de borrado
Una ausencia que aún no ha empezado la borra la propia persona, sin pasar por ti. Si ya empezó o ya pasó, su borrado llega a tu cola marcado como Borrado solicitado, y te avisa la bandeja. Resuélvelo con Aprobar borrado, que elimina la ausencia y devuelve los días a su saldo, o con Rechazar borrado, que la mantiene.
Qué ocurre después
Al aprobar, la ausencia pasa a Aprobada, consume días del saldo y aparece en el calendario. Al rechazar pasa a Rechazada con tu motivo. En los dos casos la persona recibe la decisión en su bandeja y por correo electrónico, con las fechas, el tipo y, si es un rechazo, el motivo, salvo que haya desactivado ese correo en sus preferencias.
Si intentas resolver una solicitud que ya estaba resuelta, por ejemplo desde un mensaje antiguo de Slack, Orquiva lo bloquea y te avisa. Refresca para ver el estado real.
Estados de una solicitud
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer tú | Qué puede hacer el empleado |
|---|---|---|---|
| Pendiente | Esperando decisión | Aprobar o Rechazar con motivo | Borrarla si aún no ha empezado; si ya empezó, pedir su borrado |
| Aprobada | Confirmada y en el calendario | Resolver una petición de borrado si llega | Borrarla si aún no ha empezado; si ya empezó, pedir su borrado |
| Rechazada | Denegada con tu motivo | Nada | Crear una solicitud nueva |
Si algo no sale
No me deja aprobar: falta el justificante. El tipo de ausencia lo exige y la solicitud está pendiente de documento. Verás Falta documento requerido para aprobar. Pide a la persona que lo adjunte.
No me deja aprobar por falta de saldo. Aprobar descuenta días, y Orquiva no deja pasar una ausencia que supere lo disponible. Revisa el saldo con RRHH antes de decidir.
No veo la solicitud de alguien de mi equipo. Solo ves a quien te tiene como responsable directo. Pide a RRHH que revise el responsable asignado en su ficha.
Rechacé sin querer. Si el aviso sigue en pantalla, pulsa Deshacer. Si ya desapareció, el rechazo es firme: avisa a la persona para que cree una solicitud nueva.
Me voy de vacaciones y nadie resolverá mi cola. No hay delegación ni suplente. Quien tiene el permiso de control de ausencias de la empresa puede resolverlas mientras no estés.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
Artículos relacionados
- Aprobar correcciones de fichajeAprobar una corrección sustituye el día entero por lo que propone la persona. Quién decide, qué revisar, cómo pedir más información y cómo arreglar un error.
- Visión del equipoEl panel en vivo de tu equipo: hora de entrada, estado del día, balance de horas y anomalías como fichar estando de ausencia o jornadas de más de 12 horas.
¿Sigues sin resolverlo?
Cuéntanos qué ha pasado y te ayudamos.