Documentos del equipo
Un responsable no gestiona las carpetas de su equipo: eso es del permiso de documentos. Qué ves tú y cómo sube documentos quien tiene el permiso.
Ser responsable de alguien no te da acceso a sus documentos. Las carpetas personales (contratos, nóminas, certificados) las gestiona quien tiene el permiso de documentos, y ese permiso alcanza a toda la empresa, no a un equipo.
Antes de empezar
Quién puede hacerlo. El área Documentos del menú, con las carpetas de todos los empleados, es de quien tiene el permiso de documentos: por defecto, el administrador y el rol HR. El rol Manager de fábrica no lo tiene, y no es un descuido: con él, un responsable podía abrir las nóminas de personas que no eran de su equipo. Si tu empresa te ha dado ese permiso en un rol propio, ves y gestionas los documentos de toda la empresa (dentro de las subempresas que tengas asignadas), no solo los de tu equipo.
Si eres responsable sin ese permiso, lo que te toca está en Mis documentos: tus propios documentos y, en Políticas de empresa, lo que la empresa publica en su biblioteca. Los documentos que se publican con visibilidad Solo responsables los ves porque tienes a alguien a cargo. Para que llegue un documento a alguien de tu equipo, pídeselo a RRHH.
El resto del artículo es para quien tiene el permiso de documentos.
Subir un documento a una persona
- Abre Documentos y ve a la pestaña Carga de documentos.
- Elige A un empleado.
- Selecciona el Empleado, la Carpeta de destino y el Archivo.
- Si la persona tiene que leerlo, marca Lectura obligatoria. Si tiene que firmarlo, marca Requiere firma.
- Pulsa Subir. Verás Documento subido.
El área tiene cuatro pestañas: Carpetas, Carga de documentos, Biblioteca y Firmas. La última solo aparece si además tienes el permiso de firmas.
Qué avisa a la persona y qué no
La subida individual avisa: la persona recibe en su bandeja el aviso de un documento nuevo o, si marcaste Lectura obligatoria, el de que tiene un documento que debe leer y confirmar. Si marcaste Requiere firma, en lugar de ese aviso se abre directamente una solicitud de firma y le llega como tal: ver Solicitar firmas.
Las cargas masivas no avisan
Importación masiva (un ZIP con un CSV) y Repartir nóminas (un PDF con todas las nóminas, partido por NIF en la carpeta de cada persona) guardan los documentos sin mandar ningún aviso. Si la persona tiene que saberlo, díselo tú. Además, esas dos opciones piden un permiso aparte, el de configuración de documentos, que el rol HR de fábrica no tiene. Los detalles están en Documentos: biblioteca, carpetas e importación.
Qué ocurre después
El documento queda en la carpeta de la persona, que lo ve en sus documentos. Quien tiene el permiso de documentos puede previsualizarlo y descargarlo, y cada vez que alguien abre un documento que no es suyo queda anotado en el registro de auditoría: quién, cuándo y qué documento.
Un documento se puede borrar con Eliminar. Pueden hacerlo su propietario y quien tiene el permiso de documentos.
Si algo no sale
No veo Documentos en el menú. No tienes el permiso de documentos. Como responsable, lo tuyo está en Mis documentos. Si necesitas gestionar documentos de otras personas, pídele el permiso a un administrador: ver Roles y permisos.
Veo documentos de gente que no es de mi equipo. El permiso de documentos es de empresa, no de equipo. Es así por diseño.
La persona dice que no le llegó ningún aviso. Si el documento entró por importación masiva o por el reparto de nóminas, no se avisa. Díselo tú.
Importación masiva o Repartir nóminas me dan error. Las dos opciones se ven siempre en Carga de documentos, pero piden el permiso de configuración de documentos, distinto del de documentos. Pregunta a un administrador.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
¿Sigues sin resolverlo?
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