Documentos: biblioteca, carpetas e importación
Empresa › Documentos: carpetas, subida a una persona, importación por ZIP, reparto de nóminas por NIF, biblioteca de empresa y qué avisa a quién.
La gestión documental está en una sola pantalla, con cuatro pestañas: Carpetas, Carga de documentos, Biblioteca y Firmas.
EmpresaDocumentosAntes de empezar
Entra el administrador o quien tenga el permiso de documentos. La pantalla está en todos los planes, y la firma electrónica también. Cada archivo puede pesar hasta 50 MB. Se aceptan PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV, ZIP, RAR, 7z, imágenes (JPG, PNG, GIF, BMP) y los formatos habituales de audio y vídeo, y se analizan con antivirus.
Organizar las carpetas
La pestaña Carpetas enseña las carpetas de la empresa. Cada persona tiene dentro de cada una su propio espacio.
- Pulsa Nueva carpeta. Se abre Crear carpeta de organización.
- Rellena Nombre de la carpeta y Código, y elige un Icono, la Visibilidad y, si quieres, una Descripción (opcional).
- Pulsa Crear carpeta.
- Para cambiar el orden, editar o borrar, pulsa Organizar carpetas y arrastra las tarjetas.
Organizar carpetas solo aparece al administrador y a quien tenga el permiso de carpetas. Las carpetas del sistema, como Nóminas o Contratos, llevan la marca Carpeta del sistema (no editable).
La visibilidad de la carpeta hoy es una etiqueta: no cambia quién ve los archivos. Cada persona ve todos los documentos de su espacio, sea cual sea la carpeta.
Borrar una carpeta con documentos
Orquiva te hace elegir: Mover el contenido a otra carpeta o Eliminar la carpeta y todos sus archivos. La segunda borra los archivos de forma permanente.
Subir un documento a una persona
- Pulsa Subir documentos o abre Carga de documentos y elige A un empleado.
- Elige el Empleado, la Carpeta y el Archivo.
- Marca Lectura obligatoria si la persona tiene que confirmar que lo ha leído, o Requiere firma si tiene que firmarlo.
- Pulsa Subir.
Si subes desde la carpeta de una persona, llegas al mismo formulario con ella ya elegida.
Importar muchos documentos con un ZIP
La regla es el nombre del archivo: cada archivo del ZIP va a la persona cuyo email aparece en su nombre (por ejemplo, contrato-ana.lopez@empresa.com.pdf).
- En Carga de documentos, elige Importación masiva.
- Arrastra el ZIP (hasta 200 MB y 2.000 archivos).
- Elige la Carpeta de destino y marca Sobrescribir si ya existe si quieres reemplazar archivos con el mismo nombre.
- Pulsa Importar como lote.
Orquiva te lleva al detalle del lote, en Lotes de documentos: cada archivo, la persona, su estado y el mensaje de error si falló.
Repartir las nóminas de la gestoría
- En Carga de documentos, elige Repartir nóminas.
- Sube el PDF de nóminas y elige el Mes.
- Revisa la vista previa: qué páginas se guardarán y a quién.
- Pulsa el botón de repartir.
Cada nómina va a la carpeta Nóminas de su persona según el NIF impreso en la página. Una página sin NIF se une a la nómina anterior. Un NIF que no es de nadie se lista y no se guarda. El NIF tiene que estar en la ficha, en la pestaña Datos personales. Se reconoce también impreso con puntos (12.345.678-Z) y el DNI antiguo de siete cifras.
Si tu acceso está limitado a una subempresa, solo casan las personas que puedes ver: la página de alguien de otra subempresa sale como desconocida y no se guarda. Repartir otra vez el mismo PDF (tras un error de red o un segundo clic) no crea copias: lo que ya está en la carpeta se deja como está.
Importación masiva y Repartir nóminas solo aparecen al administrador y a quien tiene el permiso de importación masiva de documentos.
La biblioteca de empresa
En Biblioteca publicas lo que toda la plantilla debe tener a mano: manual, políticas, protocolos. Pulsa Subir documento y elige el Tipo de documento y la Visibilidad: Todos los empleados, Solo responsables (quien tiene a alguien a su cargo) o Por departamento. Aquí la visibilidad sí se aplica. Con Lectura obligatoria, la lista muestra cuántas personas lo han leído. La plantilla lo ve en Mis documentos.
Qué ocurre después
| Cómo subes | Qué recibe la persona |
|---|---|
| A un empleado | Un aviso en la bandeja de entrada. Con Requiere firma, el aviso es el de la solicitud de firma. |
| Importación masiva | Ningún aviso. |
| Repartir nóminas | Ningún aviso. |
La pestaña Firmas lleva a las solicitudes de firma: Solicitar firmas.
Si algo no sale
Subí documentos en masa y nadie se enteró. La importación y el reparto de nóminas no avisan. Si alguien tiene que enterarse, súbeselo con A un empleado.
La importación dejó archivos fuera. Abre el lote: el mensaje dice qué falló. Lo más habitual es que el nombre del archivo no lleve un email o que el email no sea de nadie de la plantilla.
Una nómina aparece como que no se guardará. El NIF de esa página no está en ninguna ficha, no se reconoce o es de alguien de una subempresa que no ves. Corrige el NIF en Datos personales y vuelve a subir el PDF; si es de otra subempresa, que lo reparta quien la gestiona.
Marqué una carpeta como privada y un empleado sigue viendo sus archivos. La visibilidad de carpeta no restringe nada. Si un documento no debe verlo la persona, no lo subas a su espacio.
No veo Organizar carpetas. Necesitas ser administrador o tener el permiso de carpetas.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
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