Configuración inicial

Al entrar como administrador, el Inicio te enseña la lista Termina de configurar tu empresa: nueve pasos, en el orden en que conviene hacerlos, que se marcan solos cuando están hechos.

Antes de empezar

La lista la ve quien tiene permiso sobre los datos de la Empresa, normalmente el administrador. Cada paso tiene un botón Configurar que te lleva a su pantalla. Ocultar la lista la retira para toda la empresa y no vuelve a salir.

Todo lo de este artículo está en todos los planes. Qué añade cada plan: Facturación, plan y módulos.

Los nueve pasos

Paso	Se marca cuando	Dónde se hace
Completa los datos de la empresa (CIF)	La empresa tiene CIF	Organización › Estructura › Empresa
Añade tus centros de trabajo	Hay al menos un centro	Organización › Estructura › Centros de trabajo
Indica la comunidad de cada centro para sus festivos	Algún centro tiene región, o hay un festivo propio de la empresa	Organización › Estructura › Centros de trabajo, u Organización › Control horario › Festivos
Crea los departamentos	Hay al menos un departamento	Organización › Estructura › Departamentos
Da de alta a tu equipo	Hay alguien activo además de ti	Empleados
Asigna a cada persona su responsable	Alguien activo tiene responsable	Ficha › RRHH
Invita a tu equipo para que pueda entrar	Alguien más que tú tiene cuenta	Empleados
Asigna los horarios	Alguien tiene horario propio	Horarios, si tienes Planificación avanzada; si no, la ficha de cada persona (Empleados › Ficha › Horario)
Define los tipos de ausencia	Hay al menos un tipo	Organización › Control horario › Ausencias

Datos de la empresa

OrganizaciónEstructuraEmpresa

Identidad: Nombre de la empresa, Sector y Logotipo.
Datos legales: Razón social, CIF, Domicilio, código postal, municipio y provincia, el Código de cuenta de cotización (CCC), el Convenio colectivo y la Jornada anual (horas). Los piden el registro de jornada, la Inspección de Trabajo y tu gestoría. El CIF, la razón social y el domicilio son los mismos que en la facturación.
Preferencias: Idioma por defecto, Divisa y Zona horaria, que se aplican a las cuentas nuevas y a los informes.

Pulsa Guardar cambios al terminar.

Estructura y roles

Crea los Centros de trabajo y los Departamentos antes de dar de alta a nadie: la importación los busca por su nombre. Las Posiciones son los puestos. Cómo se crea cada cosa: Departamentos, puestos, centros y subempresas.

Los Roles están en OrganizaciónEstructuraRoles. Revisa qué da cada uno antes de asignarlo: Roles y permisos.

Dar de alta al equipo con un CSV

Una a una, con Nuevo empleado en EmpresaEmpleados. Para muchas a la vez:

En Empleados, pulsa Importar CSV.
Pulsa Descargar plantilla. Trae las columnas y dos filas de ejemplo; bórralas antes de subirla.
Rellena una fila por persona con nueve columnas, en este orden: correo, nombre, apellidos, fecha de alta, departamento, puesto, centro de trabajo, horas semanales y días de vacaciones. Las cuatro primeras son obligatorias.
Sube el fichero y revisa el resumen: cuántas personas se crearán y qué filas se rechazan y por qué.
Si todo está bien, pulsa el botón de crear.

La fecha de alta va como dd/mm/aaaa o aaaa-mm-dd. Departamento, puesto y centro tienen que existir ya, con el mismo nombre. Orquiva lee el CSV tal como lo guarda Excel, en UTF-8 o en la codificación de Windows, separado por coma o por punto y coma, y los acentos se conservan. No admite comillas: si algún nombre lleva coma, guarda el fichero con punto y coma.

Todo o nada

Si una sola fila falla, o faltan plazas para todas, no se crea nadie. Corrige lo que te marca y vuelve a subir el fichero entero.

Las personas importadas entran sin acceso y sin recibir ningún correo.

Invitar a quien no tiene acceso

En Empleados verás el aviso de cuántas personas aún no pueden entrar. Pulsa Invitar.
Revisa la lista de Invitar a quien aún no tiene acceso. Puedes incluir también a quien tiene una invitación sin aceptar; el correo nuevo anula el anterior.
Pulsa el botón de enviar, que indica cuántas invitaciones salen.

Cada persona recibe un correo para crear su contraseña. El enlace caduca a los 7 días. Las invitaciones salen en tandas; si una falla, el envío se para y te dice cuántas han salido. Vuelve a pulsar enviar: quien ya tiene la suya no la recibe otra vez.

Responsables, horarios, ausencias y saldo

El responsable de cada persona se asigna en su ficha, pestaña RRHH, campo Supervisor. Importa: el responsable directo aprueba las ausencias, las correcciones de fichaje y los gastos de su equipo sin necesitar ningún permiso.
El horario semanal de cada persona se pone en su ficha, pestaña Horario. Solo puede tenerlo quien ya tiene cuenta, así que invita antes. Ver Planificar horarios y turnos.
Los tipos de ausencia y los festivos están en OrganizaciónControl horario. Ver Tipos de ausencia y festivos.
El saldo de vacaciones sí se descuenta solo: en los tipos con Descontar días de vacaciones, las solicitudes pendientes y aprobadas consumen días laborables, y sin saldo no se aprueban. Cada saldo suma los Días de convenio, el arrastre del año anterior y un ajuste manual (ficha › RRHH › Saldo de vacaciones). Fíjalo antes de que empiecen a pedir.

Qué ocurre después

Cada paso se marca solo en cuanto lo haces. Cuando están los nueve, la lista te propone ocultarla. Si ocultarla falla, te lo avisa. Las cuentas nuevas heredan el idioma, la divisa y la zona horaria de Preferencias.

Si algo no sale

La importación no crea a nadie. Alguna fila tiene un error o no hay plazas para todas. El resumen dice qué línea falla y por qué; si son plazas, amplíalas en Facturación, plan y módulos.

Una fila dice que no hay ningún departamento, puesto o centro con ese nombre. Créalo antes, o corrige el nombre para que coincida exactamente con el que ya existe.

La primera fila del fichero sale rechazada. Es la cabecera y no la reconoce. Parte de la plantilla, cuya cabecera empieza por «email», o borra esa fila.

Un paso no se marca. Mira la columna «Se marca cuando»: por ejemplo, el alta del equipo cuenta a partir de la segunda persona, porque la primera eres tú.