Gestionar empleados
Da de alta a una persona o importa un CSV, invita a quien no tiene acceso, edita su ficha, exporta sus fichajes y tramita la salida o el borrado.
Desde Empleados das de alta a personas, una a una o con un CSV, les envías el acceso, editas su ficha y tramitas su salida.
EmpresaEmpleadosLa lista filtra por Estado (activos o inactivos), departamento, rol, Sede —el centro de trabajo— y subempresa.
Antes de empezar
Crea antes los departamentos, puestos y centros de trabajo: el alta los elige de una lista y no los crea al paso. Ver Departamentos, puestos, centros y subempresas. Dar de alta, importar y borrar lo pueden hacer el rol Administrador, el rol RRHH de fábrica y quien tenga el permiso de empleados. Cada persona activa ocupa una plaza de tu plan.
Dar de alta a una persona
- Pulsa Nuevo empleado.
- Rellena nombre, apellido, email y Fecha de alta. La fecha puede ser anterior a hoy: sobre ella se prorratea la nómina del primer mes.
- Elige puesto, departamento, Centro de trabajo y Rol asignado.
- Si quieres, elige Responsable (opcional), Plantilla de onboarding (opcional) y Horario (opcional).
- En Método de alta, elige Enviar invitación por email o Crear con contraseña (la escribes tú).
- Pulsa Crear y enviar invitación o Crear empleado.
El resto de datos (personales, bancarios, salario, vacaciones) se completa después en la ficha.
Importar desde un CSV
- Pulsa Importar CSV y, la primera vez, Descargar plantilla. Borra sus dos filas de ejemplo.
- Rellena las nueve columnas, en este orden: correo, nombre, apellidos, fecha de alta, departamento, puesto, centro de trabajo, horas semanales y días de vacaciones. Las cuatro primeras son obligatorias.
- Escribe las fechas como dd/mm/aaaa o aaaa-mm-dd. Departamento, puesto y centro se buscan por el nombre que ya tienen en Orquiva.
- Sube el fichero con Elegir fichero CSV…, revisa el resumen y pulsa Crear N empleados.
El fichero se aplica entero o no se aplica: si una fila falla, o no hay plazas para todas, no se crea nadie. Un correo que ya existe en tu empresa rechaza su fila: el importador solo crea, no actualiza. Si algún nombre lleva coma, guarda el fichero con punto y coma.
Invitar a quien aún no tiene acceso
Las personas importadas entran sin acceso y no reciben ningún correo. La lista avisa: «N personas aún no pueden entrar». Pulsa Invitar para abrir Invitar a quien aún no tiene acceso y enviar a todas el correo para crear su contraseña. El enlace caduca a los 7 días; puedes reenviarlo, y el nuevo anula el anterior. Si el envío falla a medias, te dice cuántas invitaciones han salido; al reintentarlo, quien ya tiene la suya no la recibe otra vez.
La ficha del empleado
| Pestaña | Qué guarda |
|---|---|
| Resumen | Datos básicos, laborales y estado |
| Datos personales | Nacimiento, estado civil, hijos, dirección, datos bancarios y contacto de emergencia |
| Onboarding | El plan asignado y su progreso |
| Subempresas | A cuáles pertenece; solo si tu empresa las tiene |
| RRHH | Departamento, equipo, supervisor, puesto, fecha de alta, salario y el bloque Saldo de vacaciones |
| Horario | Su horario base |
| Rol y permisos | Su rol y los Permisos individuales: Heredado, Habilitado o Deshabilitado |
| Historial | Sus fichajes del mes; desde aquí se corrige un día |
| Offboarding | Iniciar la salida o reactivar la cuenta |
El saldo de vacaciones es días de convenio más arrastre más ajuste manual, y aprobar ausencias sí lo descuenta. Ver Tipos de ausencia y festivos. Para los roles, Roles y permisos.
Para exportar fichajes, marca a una o varias personas en la lista y pulsa Exportar: elige un Mes y Descargar, o Todo el histórico. Con varias personas sale un PDF por persona en un ZIP.
Salida y borrado
Para quien se va, abre su ficha, pestaña Offboarding, y pulsa Iniciar offboarding. Indicas el Último día laborable y la Fecha de desactivación. Todo se conserva, y Reactivar le devuelve el acceso. El proceso completo está en Gestionar la salida de un empleado.
Eliminar borra a la persona y todo lo suyo
Marcar personas y pulsar Eliminar seleccionados borra su ficha, fichajes, ausencias y documentos. Sirve para un alta hecha por error. Orquiva no deja borrar a quien tenga fichajes de los últimos 4 años (la ley obliga a guardarlos), a la cuenta principal ni al último administrador. Quien no se pueda borrar se queda marcado, con el motivo.
Qué ocurre después
Con Enviar invitación por email, la persona recibe un correo para activar su cuenta. La plantilla de onboarding elegida asigna sus tareas al crearla. Tras Iniciar offboarding, la cuenta sigue activa hasta la fecha de desactivación: ese día, a las 02:00, pasa a Inactivo.
Si algo no sale
«Esta persona tiene fichajes de los últimos 4 años y la ley obliga a conservarlos». No se puede borrar. Dala de baja desde la pestaña Offboarding.
La importación dice «Ya hay alguien con ese correo en la organización». El importador solo crea. Quita esa fila y edita la ficha de esa persona a mano.
La importación no crea a nadie. Hay filas rechazadas o faltan plazas. Corrige las filas marcadas y vuelve a subir el fichero; si faltan plazas, amplíalas en Facturación, plan y módulos.
No encuentro a una persona. Revisa el filtro Estado: tras la salida aparece como Inactivo.
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