Asignar y gestionar activos
Gestión de activos es de administración: inventario, asignaciones, contratos de cesión y la vista Soporte con solicitudes, devoluciones e incidencias.
Gestión de activos es el inventario de equipos de la empresa: das de alta portátiles, móviles o monitores, los asignas a personas y atiendes sus solicitudes, devoluciones e incidencias.
Antes de empezar
Es una pantalla de administración, no de equipo. Requiere el permiso de gestión de activos, que por defecto solo tiene el administrador: ni el rol Manager ni el rol HR de fábrica lo traen. Quien lo tiene gestiona todo el inventario de la empresa, no solo el de su equipo. Si eres responsable sin ese permiso y alguien de tu equipo necesita un equipo o quiere devolverlo, lo pide él mismo desde sus activos y lo resuelve quien tenga el permiso.
Es un complemento del plan. Si tu empresa no tiene Gestión de activos, la pantalla no aparece. Ver Facturación, plan y módulos.
La pantalla tiene dos vistas: Inventario, con los equipos, y Soporte, con lo que requiere acción.
Dos estados para la misma entrega
Un equipo tiene su estado, y su asignación a una persona tiene otro.
| Estado del equipo | Qué significa |
|---|---|
| Disponible | Listo para asignar |
| Asignado | Tiene una asignación viva a una persona |
| Mantenimiento | En reparación |
| Retirado | Fuera de servicio; se puede reactivar |
| Estado de la asignación | Qué significa |
|---|---|
| Por confirmar | Asignado, a la espera de que la persona confirme que lo ha recibido |
| Activo | La persona confirmó la recepción |
| Devuelto | La devolución se procesó y la asignación terminó |
Asignar no es entregar
Al asignar, el equipo pasa a Asignado y la asignación queda Por confirmar. La entrega se cierra cuando la persona confirma la recepción desde sus activos. Ese paso no lo puedes dar tú por ella.
Asignar un equipo
- En Inventario, localiza un activo Disponible y pulsa Asignar.
- Busca y selecciona al Empleado.
- Añade Notas de asignación si hace falta.
- Pulsa Asignar para confirmar.
- Si hay contrato de cesión, súbelo desde el detalle del activo, en Contratos de cesión, con Subir contrato. Marca Requiere firma del empleado si tiene que firmarlo.
Desde el detalle también puedes Reasignar a otra persona, Imprimir QR para etiquetar el equipo o consultar su historial. Las Alertas de garantía avisan de las garantías que están a punto de vencer.
Solicitudes, devoluciones e incidencias
La vista Soporte reúne en una sola lista lo que requiere acción, con una columna de tipo y el contador Pendientes:
- Solicitud de equipo: alguien pide un equipo nuevo. Ábrela con Revisar y decide con Aprobar o Rechazar.
- Devolución: alguien ha pulsado Solicitar devolución. Con Procesar registras el Estado del equipo al volver (Buen estado, Dañado, Perdido o Robado) y confirmas la devolución.
- Incidencias (hardware, software, daño físico, robo o pérdida): con Atender abres Resolver incidencia y cambias su estado entre En trámite, Recibida, En progreso, Resuelta y Cerrada, con una nota.
Pedir la devolución no la hace: el equipo sigue asignado hasta que alguien con el permiso la procesa. La recogida física la organiza tu empresa; Orquiva registra el resultado. Si la persona se va de la empresa, la devolución también se puede cerrar desde su proceso de offboarding.
Qué ocurre después
Al asignar, la persona ve el equipo en sus activos para confirmar la recepción. Al procesar una devolución, la asignación pasa a Devuelto y el equipo vuelve al inventario.
Para sacar un equipo de circulación, usa Retirar: deja de poder asignarse y podrás recuperarlo con Reactivar. Eliminar borra el activo y no se puede deshacer.
Si algo no sale
No veo Gestión de activos. No tienes el permiso de gestión de activos o tu empresa no tiene el complemento. Pregúntalo a un administrador.
Asigné un equipo y sigue Por confirmar. Falta que la persona confirme la recepción. Avísale para que lo haga desde sus activos.
La persona pidió devolverlo y el equipo sigue asignado. Solicitar devolución es una petición. Procésala en Soporte.
No me deja asignar un equipo. Tiene que estar Disponible. Si está en Mantenimiento o Retirado, no se puede asignar.
Retiré un equipo por error. Ábrelo y pulsa Reactivar.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
¿Sigues sin resolverlo?
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