Gestionar la salida de un empleado

Un offboarding en Orquiva es un proceso con checklist, devolución de activos y una fecha en la que la cuenta se desactiva sola. Lo lleva quien tiene el permiso de offboarding, no el responsable directo de la persona.

Antes de empezar

Quién puede hacerlo. El offboarding exige su propio permiso, que por defecto solo tiene el administrador: ni el rol Manager ni el rol HR de fábrica lo traen. Si eres responsable y alguien de tu equipo se va, avisa a RRHH o a un administrador para que abra el proceso.

Está incluido en todos los planes. No hace falta contratar nada aparte.

Dónde está. No tiene entrada propia en el menú. Se abre desde Onboarding, en la pestaña Offboarding, o desde la ficha de la persona, pestaña Offboarding, con Iniciar offboarding.

Solo un proceso abierto por persona. Mientras haya uno En curso, la ficha lo indica con Offboarding en marcha y no deja iniciar otro.

Iniciar el proceso

El checklist de salida

Cada proceso trae un Checklist de salida con diez tareas, escritas en el idioma de la empresa: Retirar accesos y SSO, Recoger el equipo, Hacer la entrevista de salida, Preparar el finiquito, Emitir el certificado de empresa, Actualizar el organigrama, Retirar el acceso físico, Traspasar el conocimiento, Archivar el expediente y Programar la desactivación.

Cuatro se marcan solas cuando el hecho se cumple: la entrevista, al registrarla con Registrar entrevista; la recogida del equipo, cuando no quedan Activos pendientes de devolución; la desactivación, cuando la cuenta ya está desactivada de verdad (no basta con que el proceso tenga fecha); y la retirada de accesos, cuando la cuenta ya está inactiva. Si tu empresa no tiene el módulo de activos, o Orquiva no ha podido consultarlos, la recogida del equipo no se marca sola: márcala tú cuando lo hayas recogido. Esta última no toca el proveedor de identidad de tu empresa: el SSO corporativo se revoca donde vive.

Las demás las marcas tú, siguiendo el Progreso. Con Añadir tarea incorporas las tuyas, con categoría, Asignar a y Fecha límite. Los activos pendientes se cierran desde el propio proceso con Devolver: ver Asignar y gestionar activos. El certificado y el finiquito son recordatorios: Orquiva no los genera.

La desactivación de la cuenta

Cada noche, a las 02:00, Orquiva desactiva las cuentas de los procesos En curso cuya fecha de desactivación ya ha llegado. La persona pasa a Inactivo y deja de poder iniciar sesión. El contador Desactivaciones pendientes muestra las que caen en los próximos siete días.

No hay corte inmediato. Para cortar el acceso antes de lo previsto, cancela el proceso y abre uno nuevo con fecha de desactivación de hoy: la cuenta cae en la siguiente pasada de las 02:00.

Estados del proceso

Estado	Qué significa	Qué puedes hacer
En curso	Abierto; la cuenta se desactivará en su fecha	Marcar y añadir tareas, registrar la entrevista, devolver activos, completar o cancelar
Completado	Cerrado	Consultarlo
Cancelado	La salida no siguió adelante	Nada: no se reabre. Si hace falta, inicia uno nuevo

Qué ocurre después

La ficha de la persona no se borra: queda Inactivo, y Reactivar le devuelve el acceso y cancela el offboarding que siga abierto. Ver Gestionar empleados.

Los datos para la liquidación están en los informes: ver Informes y exportaciones. Lo que ve la persona que se va está en Tu salida de la empresa.

Si algo no sale

No veo la pestaña Offboarding. No tienes el permiso de offboarding. Pídeselo a un administrador.

Completé el proceso y la cuenta sigue activa. Lo completaste antes de la fecha de desactivación, y la desactivación automática solo actúa sobre procesos En curso. Abre un proceso nuevo con fecha de desactivación de hoy: la cuenta caerá en la siguiente pasada de las 02:00.

Necesito cambiar las fechas. No se editan. Cancela el proceso y abre otro.

No me deja iniciar el offboarding. Esa persona ya tiene uno En curso. Su ficha lo indica con Offboarding en marcha; ábrelo con Ver el proceso.

Cancelé un proceso por error. Cancelado no se reabre: inicia uno nuevo.