Preguntas frecuentes

Las dudas que más se repiten, agrupadas por lo que estás intentando hacer. Cada respuesta es un atajo: el detalle está en el artículo que enlaza al final.

Si lo tuyo es un síntoma —algo que no funciona o no aparece—, empieza por Si algo no sale.

Entrar en Orquiva

No me llega el correo de invitación

Mira la carpeta de spam. Si no está ahí, o si el enlace dice que ha caducado, pide a RRHH una invitación nueva: el enlace caduca a los 7 días y no se reactiva. Ver Iniciar sesión.

He olvidado mi contraseña

En la pantalla de acceso pulsa ¿Has olvidado tu contraseña? y escribe tu correo. El enlace que recibes sirve una sola vez y caduca a los 30 minutos, así que pídelo cuando vayas a usarlo. Si tu empresa exige entrar con su proveedor de identidad, la contraseña no te abre sesión: usa el botón del proveedor. Ver Iniciar sesión.

¿Puedo entrar con mi cuenta de Google, de Microsoft o de otro proveedor?

Sí, si tu empresa lo ha configurado. Orquiva admite Google, Microsoft y cualquier proveedor compatible con OIDC, como Okta, Entra ID o Keycloak. En la pantalla de acceso verás Continuar con Google, Continuar con Microsoft o Continuar con seguido del nombre del proveedor de tu empresa. Entra con el correo que te dio tu empresa, no con una cuenta personal. SAML no está disponible. Ver Iniciar sesión y, si eres quien lo configura, Seguridad: MFA, SSO y políticas.

¿Puedo activar la verificación en dos pasos?

Sí, en cualquier plan. Abre tu menú de perfil y ve a PreferenciasVerificación en dos pasos. Pulsa Activar, escanea el código QR con tu app de autenticación, escribe el código de 6 cifras y pulsa Confirmar y activar. Si tu empresa tiene el plan Enterprise, puede exigirla a todo el equipo: en ese caso te la pide al entrar y no puedes desactivarla. Ver Seguridad y contraseña.

Me piden un código de 6 dígitos al iniciar sesión

Es la verificación en dos pasos. Abre tu app de autenticación y escribe el código más reciente: cada uno sirve una sola vez y caduca en segundos. Si has cambiado de móvil o has perdido la app, no hay códigos de recuperación: un administrador de tu empresa tiene que restablecer tu verificación. Ver Seguridad y contraseña.

¿Cómo cambio mi contraseña?

Abre tu menú de perfil, entra en Preferencias y busca la tarjeta Contraseña. Escribe tu Contraseña actual y la nueva, y pulsa Cambiar contraseña. Al cambiarla se cierra tu sesión en los demás dispositivos. Los requisitos mínimos los puede endurecer tu empresa. Ver Seguridad y contraseña.

Fichar y cuadrar tus horas

Olvidé fichar, o fiché una hora equivocada

Pide una corrección: un día pasado no se cambia sin aprobación.

La corrección la aprueba tu responsable directo o RRHH. Ver Pausas y correcciones.

¿Puedo fichar desde el móvil?

Sí, desde el navegador del móvil. No hay app en App Store ni en Google Play: abres la dirección de tu empresa y, si quieres, la añades a la pantalla de inicio para usarla como una app. Es el mismo reloj de fichaje que en el ordenador, así que puedes empezar la jornada en uno y terminarla en el otro. Ver Orquiva en el móvil.

¿Hay un botón de pausa?

Sí. En la tarjeta de fichaje del inicio, Pausar cierra el tramo de trabajo y deja la jornada abierta, y Reanudar abre el siguiente. Tu pausa es el hueco entre tramos y no cuenta como jornada. La pausa prevista en tu horario no se descuenta de lo que fichas. Ver Pausas y correcciones.

¿Por qué no cuadra mi total de horas?

Lo más habitual es una jornada que se quedó abierta: si a las 22:00 sigues fichando, recibes el aviso Jornada que sigue abierta por la noche en la bandeja y por correo. Si ya pasó, pide una corrección de ese día con la hora real de salida. Ver Historial y resumen de horas.

¿Me deja Orquiva fichar fuera de mi turno?

Sí. Orquiva no valida tu horario al fichar y la ubicación nunca te impide fichar. Si ese día tienes una ausencia aprobada, te pide que lo confirmes con Fichar igualmente, para que no quede un fichaje por error. Ver Fichar la jornada.

Pedir días libres

¿Cuántos días de vacaciones me quedan?

Lo ves en Control horarioAusencias y en la tarjeta de vacaciones del inicio. El cálculo es automático: a los días que te concede tu empresa (los del año, más los que arrastras y los ajustes de RRHH) se les restan tus ausencias aprobadas y las pendientes de los tipos que descuentan vacaciones. Si el número no cuadra, lo que RRHH revisa son tus días concedidos. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

¿Cómo se cuentan los días de una ausencia?

Solo cuentan los días laborables: de lunes a viernes, sin los festivos nacionales. Al elegir las fechas, el diálogo te muestra cuántos días has seleccionado, cuántos son laborables y cuántos se omiten. Ver Solicitar vacaciones y ausencias.

¿Puedo pedir más días de los que me quedan?

Puedes enviar la solicitud, pero no se puede aprobar si no te queda saldo: quien la revise verá «No hay saldo de vacaciones suficiente para aprobar esta solicitud». Los tipos con un tope de días al año son más estrictos: si lo superas, la solicitud no llega a enviarse. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

¿Puedo cancelar una solicitud de ausencia?

Depende de la fecha, no del estado. Si la ausencia aún no ha empezado, o si te la rechazaron, Cancelar ausencia la borra al momento. Si ya empezó o ya pasó, se envía una solicitud de borrado (Solicitar borrado) y la ausencia aparece como Cancelación pendiente hasta que alguien la apruebe o la rechace. Ver Seguimiento de tus solicitudes.

Cancelé una solicitud y ya no aparece en ningún sitio

Si se borró al momento, no queda rastro y no se puede recuperar: crea una nueva. Si ves Cancelación pendiente, la ausencia sigue ahí y sigue contando en tu saldo hasta que se apruebe el borrado. Ver Seguimiento de tus solicitudes.

Elegí mal el tipo de ausencia

Mientras siga Pendiente, puedes cambiarlo. Si ya está Aprobada, el tipo queda fijo: cancélala y crea otra, que volverá a necesitar aprobación. Ver Solicitar vacaciones y ausencias.

Estoy de baja médica. ¿Quién la aprueba?

Nadie: la baja médica se comunica, no se aprueba. Queda registrada como aprobada al crearla, puede ir sin fecha de fin si aún no la sabes, y tu responsable recibe un aviso. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Nadie aprueba mi cita médica

Casi siempre falta el justificante. La cita médica se envía sin él y queda Pendiente, pero no se puede aprobar hasta que el documento esté adjunto. Súbelo desde la propia solicitud y avisa de que ya está. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Pedí fechas que se pisan con otra ausencia mía

Orquiva no te deja: si ya tienes una solicitud pendiente o aprobada en esos días, verás «Ya existe una solicitud para esas fechas». Coincidir con compañeros es distinto: solo es un aviso para que compruebes la cobertura. Ver Solicitar vacaciones y ausencias.

¿El teletrabajo gasta días de vacaciones?

No. El tipo Teletrabajo que Orquiva crea por defecto no descuenta vacaciones. Si tu empresa ha creado otros tipos, cada uno tiene su propio ajuste. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

¿Puedo ver las ausencias de mis compañeros?

Sí, las de tu departamento. En Control horarioAusencias el cuadrante muestra por defecto Mi dept., y el bloque Hoy en el equipo dice quién está fuera hoy. El tipo de cada ausencia solo lo ve quien tiene permiso para ello. Ver Tu calendario.

Cuando algo espera a que alguien lo revise

¿Se entera mi responsable cuando pido días?

Sí. Al enviar una ausencia, tu responsable directo recibe en su bandeja el aviso Solicitud de ausencia por revisar; si no tienes responsable asignado, lo reciben los administradores. La decisión te llega a ti por la bandeja y por correo. Las correcciones de fichaje y los gastos no avisan a quien aprueba: lo ve en el inicio, en Pendiente de tu aprobación. Ver Aprobar ausencias del equipo.

¿Quién aprueba mis ausencias, mis correcciones y mis gastos?

La misma regla para las tres: decide tu responsable directo o quien tenga el permiso de esa área, que en los roles de fábrica es RRHH, además de los administradores. Nadie decide sobre sus propias solicitudes salvo un administrador. Marcar un gasto como Reembolsado es la excepción: solo lo hace quien tiene el permiso de gastos, no tu responsable. Ver Aprobar ausencias del equipo.

Mi gasto lleva días en Abierto

Significa que todavía no lo ha revisado nadie. Orquiva no avisa a quien aprueba cuando envías un gasto, ni fija un plazo. Si corre prisa, díselo a tu responsable o a RRHH. Ver Estado y reembolso.

Tus gastos

¿Qué estados tiene un gasto?

Cuatro: Abierto (enviado y por revisar), Aceptado, Rechazado y Reembolsado. No hay borrador: al crear el gasto ya queda enviado. Si tu empresa ha fijado un importe de aprobación automática, los gastos por debajo quedan aceptados al crearlos, salvo que falte un recibo que tu empresa exija. Ver Crear un gasto.

Mi gasto está Aceptado pero no he cobrado

Aceptado no es pagado. Orquiva no ejecuta el pago: lo hace tu empresa por sus medios y después alguien con el permiso de gastos lo marca como Reembolsado. Si la fecha de reembolso que ves ya pasó, pregunta a RRHH. Ver Estado y reembolso.

Me han rechazado un gasto. ¿Puedo volver a enviarlo?

Una vez. Pulsa Reclamar en la tarjeta del gasto: vuelve a Abierto y lo revisan de nuevo. Si lo rechazan otra vez, el rechazo es definitivo. Lee el motivo antes de reclamar y, si el problema era el recibo, adjunta uno en el que se lean el importe y la fecha. Ver Estado y reembolso.

Me he equivocado en el importe de un gasto ya enviado

Mientras siga en Abierto, pulsa Editar y corrige el importe, la fecha, la categoría o la descripción. Los límites de tu empresa se vuelven a comprobar al guardar. Cuando ya está aceptado o rechazado, no se edita. Ver Crear un gasto.

Tus nóminas

¿Dónde veo mis nóminas?

En Mis documentos, dentro de la carpeta Nóminas. Cuando tu empresa las reparte desde Orquiva, recibes un PDF por mes. Ver Tus nóminas.

No me llegó ningún aviso de mi nómina

Los repartos de nóminas y las importaciones masivas no envían aviso. Solo la subida individual de un documento manda Documento subido a tu bandeja. No esperes la notificación: entra en la carpeta Nóminas y compruébalo. Ver Tus nóminas.

Hay un error en los importes de mi nómina

Orquiva no calcula tu nómina: la reparte ya hecha. El error no se arregla en Orquiva, así que pide a RRHH que lo revise y publique una corregida. Ver Entender tu recibo.

El salario que veo en Orquiva no coincide con mi nómina

El documento que vale es tu nómina. Los datos salariales de tu ficha los mantiene RRHH y pueden ir por detrás; si están mal, avísale. Ver Tus nóminas.

¿Puedo subir o cambiar mi nómina?

No. Publicar nóminas es tarea de RRHH; tú las consultas y las descargas. Ver Tus nóminas.

Tus documentos y tus firmas

¿Dónde están los documentos que tengo que firmar?

En Mis documentos. La tarjeta Firma requerida te lleva a la lista de lo que te falta, y dentro de una carpeta tienes el filtro Pendientes de firmar. También aparecen en el inicio, en Requiere tu atención, y en tu bandeja de entrada. Ya no hay una pantalla aparte de firmas: se firma desde el propio documento. Ver Mis documentos.

¿Es obligatorio firmar un documento?

Firmar no se deshace, así que léelo con calma y, si dudas del contenido, consúltalo con RRHH antes de pulsar Firmar documento. Si no estás de acuerdo, pulsa Rechazar y escribe el motivo. Ver Firmar documentos.

¿Dónde encuentro mis contratos y mis certificados?

En Mis documentos, repartidos por carpetas: Nóminas, Contratos, Certificados, Ausencias y Otros. Ver Mis documentos.

¿Puedo subir un documento que me piden, como el DNI o una titulación?

Sí, con Subir documento en Mis documentos, hasta 50 MB por archivo. Que se haya subido no significa que alguien lo haya revisado: si esperas una validación, pídesela a RRHH. Ver Mis documentos.

Tus evaluaciones

Tengo una evaluación pendiente. ¿Cómo la respondo?

Ábrela en RendimientoMis evaluaciones o desde el aviso de tu bandeja. Responde cada pregunta y pulsa Enviar evaluación. Las marcadas como Obligatoria hay que responderlas para poder enviar. Rendimiento está disponible desde el plan Professional. Ver Responder una evaluación.

¿Puedo guardar una evaluación y terminarla más tarde?

No. Las respuestas no se guardan hasta que envías: si cierras la ventana antes, lo escrito se pierde. Resérvate un rato para hacerla de una vez. Ver Responder una evaluación.

Envié la evaluación y me equivoqué

Una evaluación Enviada no se puede reabrir ni editar: no existe esa opción para nadie, tampoco para un administrador. Si el error importa, díselo a quien te la asignó para que lo tenga en cuenta. Ver Responder una evaluación.

Tu material de trabajo

Me han asignado un portátil. ¿Qué tengo que hacer?

Aparece como Por confirmar en Mis activos. Comprueba que los datos son correctos y pulsa He recibido el activo cuando lo tengas en la mano. No confirmes nada que no hayas recibido: la confirmación queda registrada. Ver Mis activos.

Mi equipo falla, o quiero devolverlo

Las dos cosas se piden con Incidencia en la tarjeta del activo: eliges el tipo de problema o, para devolverlo, Solicitar devolución. Pedir la devolución no te lo quita de encima: sigue a tu nombre hasta que tu empresa lo marque como Devuelto. Ver Incidencias y devoluciones.

Avisos y notificaciones

No me llegan las notificaciones

Revisa tus preferencias: menú de perfil › Notificaciones, o el engranaje de la bandeja de entrada. Ahí eliges, aviso por aviso, si lo recibes en Bandeja, por Correo o por Push. Todo viene activado de fábrica. En el navegador no hay notificaciones push: si usas Orquiva desde la web, la bandeja y el correo son los canales que funcionan. Ver Notificaciones.

¿Puedo desactivar un solo tipo de aviso?

Sí. En Preferencias de notificaciones cada aviso tiene su fila y cada canal su casilla: puedes quitar el correo de un aviso concreto y dejar el resto como está. Pulsa Guardar cambios al terminar. Ver Notificaciones.

¿Dónde veo todo lo que requiere mi atención?

En la Bandeja de entrada, que reúne avisos, solicitudes y anuncios. En el inicio, Requiere tu atención resume lo que tienes pendiente: firmas, tareas de incorporación y fichajes o ausencias rechazados. Ver Bandeja de entrada.

¿Hay un recordatorio para fichar?

Para entrar, no. Para salir, sí: si a las 22:00 tu jornada sigue abierta, recibes Jornada que sigue abierta por la noche en la bandeja y, si no lo has desactivado, por correo. Ver Notificaciones.

Lo que decide tu empresa o tu plan

Estas preguntas no se resuelven buscando un ajuste en tu perfil: dependen de cómo tenga configurado Orquiva tu organización, así que la vía es RRHH o quien administre Orquiva en tu empresa.

Falta un módulo entero en mi menú

Hay dos causas: el plan y tu rol. El fichaje, las ausencias, los documentos, la firma electrónica y el offboarding están en todos los planes. Rendimiento (evaluaciones, objetivos y encuestas) y el presupuesto salarial empiezan en Professional. El registro de auditoría y la verificación en dos pasos obligatoria para toda la empresa son de Enterprise. Gestión de gastos, Gestión de activos, Informes avanzados, API Pública y Planificación avanzada se contratan aparte en cualquier plan. Aunque tu empresa tenga el módulo, tu rol decide si lo ves. Ver Facturación, plan y módulos.

Falta el tipo de ausencia que necesito

Los tipos de ausencia los configura tu empresa, así que tu lista puede no parecerse a la de otra organización. Pide a RRHH que cree el que te falta. Ver Tipos de ausencia y saldo de días.

Las horas que veo no son las de mi zona horaria

La zona horaria no es una preferencia personal: la fija tu empresa, para la organización o para el centro de trabajo. Díselo a RRHH con el desajuste concreto que ves. Ver Idioma y preferencias.

¿Se puede borrar a un empleado?

Sí, con Eliminar empleado, pero con límites. Orquiva lo impide si la persona tiene fichajes de los últimos 4 años, porque la ley obliga a conservar el registro de jornada, y tampoco deja borrar la cuenta principal de la empresa ni al último administrador. Para alguien que se va, la vía es Iniciar offboarding en su ficha: desactiva la cuenta y no borra nada. Ver Gestionar empleados y Gestionar la salida de un empleado.

Lo que Orquiva no hace

Nada de lo que sigue es un ajuste escondido: no existe en el producto.

¿Calcula Orquiva mi nómina? ¿Se conecta con A3 o Sage?

No calcula nóminas ni tiene conector con programas de nómina. Lo que hace es preparar lo que necesita quien las calcula: el Paquete para la gestoría, un ZIP mensual con el registro de jornada, las variables de nómina, las ausencias y las altas y bajas del mes. Después, RRHH puede repartir en Orquiva las nóminas en PDF. Ver Salarios y paquete para la gestoría.

¿Hay app en App Store o Google Play?

No. En el móvil se usa la web, que puedes instalar en la pantalla de inicio. Ver Orquiva en el móvil.

¿Orquiva admite SAML?

No. El acceso corporativo funciona con Google, Microsoft y proveedores OIDC como Okta, Entra ID o Keycloak, que se registran en Otros proveedores (OIDC). Ver Seguridad: MFA, SSO y políticas.

¿No está tu caso?

Prueba con el glosario si lo que no entiendes es una palabra, con Si algo no sale si algo no funciona, y con Contactar con soporte si el problema es del producto.