Estado y reembolso

Un gasto pasa por cuatro estados desde que lo creas hasta que te lo pagan. Aquí está quién decide, cuándo se cobra y qué hacer con un rechazo.

Los cuatro estados

Estado	Qué significa	Qué puedes hacer
Abierto	Creado y a la espera de que alguien lo revise	Editarlo, cambiar el recibo o eliminarlo
Aceptado	Aprobado, con fecha de reembolso. Aún no está pagado	Esperar el pago en la fecha indicada
Rechazado	No aprobado. Si quien revisó dejó un motivo, lo ves en la fila	Leer el motivo y, una vez, pulsar Reclamar
Reembolsado	Pagado. Es el estado final	Nada: el ciclo ha terminado

En Mis gastos, la pestaña Pendientes reúne los abiertos y los aceptados (lo que aún no has cobrado) y Cerrados, los reembolsados y los rechazados. Aquí tienes cómo se crea un gasto.

Quién decide

Acepta o rechaza tu gasto tu responsable directo o quien tenga en tu empresa el permiso de gestión de gastos, normalmente RRHH o administración. Nadie decide sobre sus propios gastos, salvo quien administra Orquiva en la empresa.

Marcarlo como Reembolsado es otra cosa: solo lo hace quien gestiona los gastos de toda la empresa, no tu responsable.

Si tu empresa tiene activada la aprobación automática, un gasto por debajo del umbral queda Aceptado nada más crearlo, sin que nadie lo revise. No se aplica si tu empresa exige recibo para ese importe y el gasto no lo lleva.

Cuándo se cobra

Aceptado no es pagado.

• Quien acepta el gasto tiene que poner una fecha de reembolso. La ves en la fila («Reembolso: fecha») y te llega el aviso Gasto aprobado a la bandeja de entrada con esa fecha.
• Orquiva no hace el pago. Tu empresa te transfiere el dinero por su cuenta, por ejemplo junto con la nómina, y después marca el gasto como Reembolsado.
• Si te lo pagan con la nómina, el concepto con el que aparece lo decide quien la prepara (Entender tu recibo).

Un gasto aceptado automáticamente no genera el aviso Gasto aprobado: míralo en la lista.

Si te rechazan un gasto

El rechazo no genera ningún aviso: lo ves en tu lista, con el gasto en Rechazado y el motivo, si lo hay, debajo del estado.

Tienes una oportunidad de reclamarlo:

Si algo no sale

Mi gasto lleva días en Abierto. Nadie lo ha revisado todavía, y crear un gasto no avisa a nadie. Díselo a tu responsable o a quien lleva los gastos en tu empresa.

Está Aceptado pero no he cobrado. Aceptado no es pagado: el pago lo hace tu empresa fuera de Orquiva. Mira la fecha de reembolso de la fila y, si ya pasó, pregunta a RRHH.

Me han rechazado un gasto y no me ha llegado ningún aviso. El rechazo no avisa. Revisa la pestaña Cerrados de vez en cuando.

No me aparece el botón Reclamar. Solo sale en gastos rechazados que no hayas reclamado antes. Si ya lo reclamaste una vez, habla con quien lo revisó.

No sé quién tiene que aprobar el mío. Tu responsable directo, o quien tenga el permiso de gastos en tu empresa. Si no lo tienes claro, pregunta a RRHH. Si lo que falla es Orquiva, escríbenos.