Categorías y recibos

Cada gasto va en una categoría y, casi siempre, con su recibo. Acertar con los dos es lo que más acelera la aprobación.

Las categorías las define tu empresa

No hay una lista común: cada empresa crea las suyas, así que las que ves dependen de la tuya. Las habituales son transporte, comidas, alojamiento o formación, pero las tuyas pueden ser otras.

En el formulario solo aparecen las categorías activas. Si tu empresa desactiva una, ya no se puede usar en gastos nuevos, aunque la hayas usado antes.

Elige la que mejor describa el gasto. Si te equivocas, mientras el gasto siga Abierto puedes cambiarla con Editar. Si dudas, pregunta a RRHH o a tu responsable.

Adjuntar el recibo

El recibo se adjunta en el campo Recibo al crear el gasto o después, con Adjuntar recibo en su fila, mientras el gasto esté Abierto. Al editarlo puedes cambiarlo con Sustituir el recibo. Una vez aceptado o rechazado, el recibo ya no se cambia.

• Formatos: una foto (JPG, PNG, GIF o BMP) o un PDF.
• Tamaño: hasta 50 MB por archivo.
• No se admiten las fotos en HEIC o WEBP, que son las que hacen por defecto algunos móviles. Si tu móvil las guarda así, conviértelas a JPG o haz una captura antes de subirlas.

Haz la foto en el momento: el papel térmico se borra. Que se lean el importe, la fecha y el comercio.

Mientras falte el recibo, el gasto lleva la marca falta recibo.

¿Es obligatorio el recibo?

Orquiva no te impide crear un gasto sin recibo. Tu empresa puede fijar que por encima de cierto importe haga falta recibo; en ese caso, un gasto sin él no se aprueba solo aunque sea pequeño, y tendrá que revisarlo una persona. Quien revisa también puede rechazarlo si falta.

Límites: qué se comprueba

Orquiva revisa estos topes al crear el gasto y cada vez que lo editas. Si alguno falla, el gasto no se guarda y el mensaje dice cuál.

Control	Quién lo fija	Qué hace
Importe máximo	Orquiva	Ningún gasto puede pasar de 50.000 €
Fecha del recibo	Orquiva	No puede ser futura ni de hace más de un año
Duplicados	Orquiva	Si ya tienes un gasto con el mismo día, categoría e importe, te pregunta si es otro ticket antes de registrarlo
Máximo por ticket	Tu empresa, por categoría	Un solo gasto no puede superar el máximo de su categoría
Límite mensual de la categoría	Tu empresa, por categoría	Tus gastos de esa categoría en el mes del recibo no pueden superarlo
Límite mensual total	Tu empresa, para todos	La suma de tus gastos en el mes del recibo no puede superarlo
Aprobación automática	Tu empresa, para todos	Un gasto por debajo del umbral queda Aceptado al crearlo, salvo que le falte un recibo obligatorio

Los cuatro últimos solo existen si tu empresa los ha configurado.

IVA y facturas

Orquiva guarda un importe total por gasto, sin campos aparte de base imponible ni de IVA.

Si tu empresa deduce el IVA, adjunta la factura completa en lugar del ticket simple: el desglose tiene que ir en el propio documento, con los datos de tu empresa. Si dudas, pide factura: vale para los dos casos.

Si algo no sale

Mi categoría no está en la lista. Tu empresa la ha desactivado o no la tiene. Elige la que mejor encaje o pide a RRHH que la active.

Elegí mal la categoría. Si el gasto sigue Abierto, pulsa Editar y cámbiala. Si ya está decidido, habla con quien lo revisó.

El archivo no se sube. Comprueba que es JPG, PNG, GIF, BMP o PDF y que pesa menos de 50 MB. Una foto en HEIC o WEBP no pasa.

Me dice que he superado un límite. El mensaje dice cuál. Si es el límite mensual, cuenta también los otros gastos que tienes ese mes. Si crees que el límite está mal puesto, pregúntalo a RRHH.

Me rechazaron el gasto por el recibo. Suele ser que no se lee el importe o la fecha. Puedes reclamarlo una vez y adjuntar uno bueno: mira qué hacer con un gasto rechazado.

No sé si necesito ticket o factura. Pide factura. Si tu empresa deduce el IVA, es lo único que le sirve; si no, también vale.