Aprobar y reembolsar gastos
Quien tiene el permiso de gastos aprueba, rechaza y marca el reembolso de los gastos de la empresa. Un responsable directo sin ese permiso ve la pantalla, pero hoy no carga.
En Gestión de gastos se revisan los gastos, se comprueba el recibo y se decide. Aprobar no paga: el reembolso se marca después, y solo lo marca quien tiene el permiso de gastos de la empresa.
Antes de empezar
Quién decide. Quien tiene el permiso de gastos de la empresa (en los roles de fábrica, HR, además del administrador) decide sobre los gastos de toda la empresa y es el único que puede Reembolsar y tocar las Categorías y la Política. Nadie decide sobre sus propios gastos, salvo el administrador. La regla de Orquiva es la misma que en las ausencias: el responsable directo también decide sobre los gastos de su equipo sin ningún permiso. Pero en gastos, hoy, la pantalla no le deja hacerlo.
Sin el permiso de gastos, la pantalla no carga
Si tienes a alguien a cargo, Gestión de gastos te aparece en el menú e Inicio te cuenta sus gastos en Pendiente de tu aprobación. Pero si tu rol no tiene el permiso de gastos (el rol Manager de fábrica no lo tiene), la pantalla se abre con No se pudieron cargar los datos y No tienes permisos para esta acción., y Reintentar no lo arregla. Desde ahí no puedes aprobar ni rechazar. Mientras tanto, los gastos de tu equipo los decide RRHH o el administrador: avísales de que hay gastos pendientes. Si el administrador añade el permiso de gastos a tu rol, la pantalla carga, pero entonces decides sobre los gastos de toda la empresa, no solo los de tu equipo.
Nadie avisa de un gasto nuevo. Enviar un gasto no manda aviso a nadie. Se encuentra en la pestaña Por aprobar y en el contador Solicitudes pendientes.
No hay borradores. Un gasto se envía al crearlo y llega en estado Abierto.
Gastos es un complemento del plan: si tu empresa no lo tiene, la pantalla no aparece. Ver Facturación, plan y módulos.
Revisar y decidir
- Abre Gestión de gastos y quédate en la pestaña Por aprobar. Puedes filtrar por estado y por mes.
- Abre un gasto con Ver detalle: importe, categoría, fecha, descripción, persona y recibo.
- Comprueba el recibo. Si no lo hay, verás Sin recibo adjunto.
- Para aprobarlo, pulsa Aprobar, indica la Fecha de reembolso en el diálogo Aprobar gasto y confirma. La fecha es obligatoria.
- Para denegarlo, pulsa Rechazar. El Motivo del rechazo es opcional, pero es lo que la persona ve junto al gasto.
Aprobar a mano no comprueba el recibo. Si apruebas uno sin el recibo que exige la política, o por encima del tope de su categoría, saldrá en el Informe de gastos, en Gastos aprobados fuera de política.
Un rechazo puede volver una vez
La persona puede Reclamar un gasto Rechazado: vuelve a tu cola como Abierto, en la misma línea. Solo puede hacerlo una vez; el segundo rechazo es definitivo. Cuando apruebas, la persona recibe un aviso en su bandeja. Cuando rechazas, no le llega ningún aviso: lo ve al consultar sus gastos.
Qué puede cambiar la persona
Mientras el gasto está Abierto, su autor puede editar importe, fecha, categoría y descripción, cambiar el recibo o borrarlo. Nadie más puede editarlo, tampoco un administrador. Una vez aprobado o rechazado, el gasto queda fijo; la única excepción es que a un gasto aprobado sin recibo se le puede añadir el recibo después.
Reembolsar
El dinero lo paga tu empresa por sus medios: Orquiva no ejecuta pagos ni los pasa a la nómina. Cuando el pago está hecho, quien tiene el permiso de gastos abre el gasto Aceptado y pulsa Reembolsar. El gasto pasa a Reembolsado. El contador Pendiente de reembolsar suma lo aprobado que aún no se ha pagado.
Política y límites
En la pestaña Política se fijan tres valores para toda la organización: Auto-aprobar por debajo de, Requerir recibo por encima de y Límite mensual por empleado. Un gasto por debajo del umbral se aprueba solo al enviarse, salvo que le falte un recibo obligatorio. Cada categoría puede tener además su Máx. por recibo y su Máx. por mes.
Al crear o editar un gasto, Orquiva rechaza además importes de más de 50.000 € y fechas futuras o de hace más de un año. Un gasto con la misma persona, día, categoría e importe que otro no se rechaza: se le pregunta a la persona si es otro ticket, y lo registra si lo confirma. Dos gastos iguales en tu cola pueden ser dos tickets de verdad (dos aparcamientos el mismo día).
Estados
| Estado | Qué significa | Quién actúa |
|---|---|---|
| Abierto | Enviado, esperando decisión | Quien tiene el permiso de gastos (el responsable directo sin él no puede, ver arriba) |
| Aceptado | Aprobado, con fecha de reembolso | Quien tiene el permiso de gastos lo marca como reembolsado |
| Rechazado | Denegado | La persona puede reclamarlo una vez |
| Reembolsado | Pagado | Nadie: queda cerrado |
Si algo no sale
Gestión de gastos dice «No se pudieron cargar los datos». Tu rol no tiene el permiso de gastos. Ser responsable directo no basta para que la pantalla cargue. Pide a RRHH o al administrador que decidan los gastos de tu equipo, o al administrador que te dé el permiso, sabiendo que abarca toda la empresa. Mira Roles y permisos.
No me deja aprobar. Falta la Fecha de reembolso, que es obligatoria. Indícala en el diálogo.
Rechacé un gasto que era correcto. No se reabre desde tu lado. Pide a la persona que lo reclame: volverá a tu cola una vez.
Un gasto pequeño se aprobó sin pasar por mí. Estaba por debajo del umbral de Auto-aprobar por debajo de y tenía el recibo exigido. Es la política de la organización.
Lo que ve la otra parte
La misma función, desde el otro lado:
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