Planificar horarios y turnos

En Horarios planificas el mes de cada persona de tu equipo, semana a semana, y ves de un vistazo a quién le falta horario.

Orquiva no avisa a nadie de que has cambiado un horario. Eso te toca a ti.

Antes de empezar

Hacen falta dos cosas: el permiso y el equipo. Con el permiso de horarios (lo tiene el rol Manager de fábrica) editas el horario de las personas que te tienen como responsable directo, y solo de ellas. El administrador edita el de todos. Sin el permiso, la pantalla no se abre, aunque tengas equipo.

La pantalla es el planificador mensual, y es un complemento. Horarios necesita el complemento Planificación avanzada, que viene incluido en Enterprise y se contrata aparte en los demás planes. Sin él, la entrada no aparece.

El horario base vive en la ficha. La jornada que se repite todas las semanas se guarda en la ficha de cada empleado, pestaña Horario, bloque Horario base. Lo que planificas aquí es una excepción semanal sobre esa base: la semana que cambias queda marcada como Override activo.

Sin el complemento, los horarios los cambia el administrador. Sin Planificación avanzada, la ficha es el único sitio donde cambiar un horario, y en los roles de fábrica solo el administrador puede hacerlo ahí. Si tienes el rol Manager, abres la ficha de las personas de tu equipo, pero solo con Resumen e Historial: la pestaña Horario no te aparece. El rol HR sí la ve, pero no le carga y no puede guardar, porque guardar un horario exige el permiso de horarios y ser el responsable directo de esa persona, o ser administrador. Pide el cambio al administrador.

Ver a tu equipo

Al entrar ves la lista de tu equipo con Departamento, Horas planificadas, Días de trabajo del mes y Estado. Puedes filtrar por departamento y cambiar de mes. Es la forma rápida de ver a quién le falta horario. Pulsa Ver detalle para abrir el de una persona y Volver a la lista para regresar.

Planificar el mes de una persona

Copiar a otras personas

Cuando varias personas hacen el mismo horario, planifica una y, en la vista Semanal, pulsa Copiar esta semana a otras personas. El botón solo aparece en esa vista, para que veas qué semana copias. Eliges a quién, y esa semana pasa a ser el horario habitual de las personas elegidas, el de su ficha. Las semanas que tengan planificadas aparte no cambian. Si la semana no se ha podido cargar, Orquiva no la copia y te pide que la vuelvas a cargar.

Para cargar muchos horarios de golpe, desde la lista tienes Importar horarios desde CSV: una fila por persona y día, que puede cargar tanto el horario base como días concretos del planificador. Antes de aplicar ves cuántas filas entran y cuáles se rechazan, con el motivo.

Deshacer lo planificado

Qué ocurre después

El horario queda aplicado al guardar. No hay un paso de publicar ni una revisión previa, y la persona lo ve en cuanto consulta su horario y turnos.

Orquiva no manda ningún aviso de horario cambiado, ni en la bandeja ni por correo. Si el cambio importa, avísale tú por tu canal habitual. Tampoco se comprueba si la jornada que guardas es razonable: repasa las horas antes de guardar.

Cambiar una semana que ya pasó

Puedes guardar el horario de una semana pasada: nada lo impide. Los fichajes de esos días no se tocan; las entradas y salidas registradas quedan como estaban. Lo que cambia son las horas teóricas, porque Orquiva no las guarda: las calcula cada vez a partir del horario que esté en vigor para ese día. Al cambiar el horario de una semana pasada cambian, para esos días, las horas teóricas y las horas extra que se ven en el control horario, y todo lo que se genere después con ellas, como el Registro de jornada en PDF o CSV. Lo que ya descargaste antes no cambia.

Lo mismo ocurre con el horario de la ficha. Orquiva no guarda los horarios anteriores, así que el nuevo horario base vale también para las semanas pasadas que no tengan planificación propia. Si alguien cambió de jornada y quieres conservar las horas teóricas de antes, planifica primero en Horarios esas semanas pasadas con el horario viejo y cambia la ficha después. Sin el complemento no hay forma de conservarlas.

Si algo no sale

No me aparece Horarios. Tu empresa no tiene el complemento Planificación avanzada, o no tienes el permiso de horarios. Sin el complemento, pide los cambios de horario al administrador.

Cambié el horario de una semana pasada y han cambiado las horas extra. Las horas teóricas se calculan con el horario en vigor, también para días ya trabajados. Si no querías cambiarlas, vuelve a dejar esa semana como estaba y guarda.

No puedo editar el horario de una persona. Solo editas el de quien te tiene como responsable directo. Si debería estar en tu equipo, pide a RRHH que revise su ficha.

Apliqué al mes y el empleado no ve nada. Faltó pulsar Guardar. Vuelve a aplicar y guarda.

Copié a otras personas y una semana suya no ha cambiado. Copiar cambia su horario habitual, pero respeta las semanas que ya tenían planificadas aparte. Si esa semana también debe cambiar, edítala a mano y guarda.

Quiero volver al horario de la ficha solo una semana. Restablecer ficha no trabaja por semanas: borra todo lo planificado de hoy en adelante. Para una sola semana, edítala a mano y guarda.